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Effizienter, Schneller und - DIE ANWENDER SIND ZUFRIEDEN: Grundfos automatisiert Expense Management

KPS und Grundfos vereinfachen Reisekostenabrechnungsprozess weltweit

Kopenhagen, 10. September 2020. KPS hilft Grundfos bei der Implementierung von SAP Concur, um die Reisekostenabrechnung einfacher und schneller zu machen. Die globale Lösung wurde in zwei Etappen für sechs Länder erfolgreich entwickelt und eingeführt. Parallel dazu erfolgte der Knowledge Transfer an das Grundfos-Team, sodass es den Roll-out der Lösung in die restlichen Länder nun selber übernehmen kann und KPS nur noch eine unterstützende Rolle hat.

SAP Concur - Neue Tools und Prozesse für das Reisekosten- und Ausgabenmanagement

Um das Ausgabenmanagement schneller und einfacher zu gestalten, entschied sich Grundfos für den weltweiten Einsatz von SAP Concur. Die Lösung integriert alle Daten zu Ausgaben in einem einzigen System und ist über mobile Geräte zugänglich. Die Ausgaben können ohne zusätzlichen Aufwand durchgängig verwaltet werden, Prognosen werden präziser und Unternehmensrichtlinien werden eingehalten.

KPS als Implementierungspartner ausgewählt

Grundfos entschied sich für KPS als Implementierungspartner, da das Unternehmen über eine starke Expertise im Bereich SAP Concur und umfangreiche Erfahrungen aus ähnlichen Projekten verfügt. Durch die Kombination von Unternehmensberatungskompetenzen mit einem starken IT/SAP-Implementierungshintergrund bietet KPS einen einzigartigen Ansatz, die KPS Rapid-Transformation®. Dieser beinhaltet eine agile Methodik und eine umfassende Bibliothek von Best-Practice-Geschäftsprozessen, die Grundfos dabei halfen, das Komplexitätsrisiko und die Projektdauer zu reduzieren.

Es wurde eine globale Lösung entwickelt, die in den ersten beiden Etappen in sechs Ländern erfolgreich eingeführt wurde. KPS führte einige Designworkshops vor Ort durch, die Systemkonfiguration und die Integration in Backend-Systeme wurden von KPS Concur-Beratern per Fernzugriff umgesetzt. Die Einführung wurde vom Grundfos Shared Service Centre in Budapest mit Unterstützung von KPS realisiert.

Kompetente Berater als entscheidender Faktor

"Während unserer Planungsphase wurde KPS mehrfach als erfahrener Implementierungspartner von SAP genannt. Gleichzeitig wurde uns die IT- und Business-Expertise der KPS-Berater von mehreren, mit uns vergleichbaren Unternehmen in Skandinavien empfohlen", sagt Claus Leth Christensen, IT-Director bei Grundfos. "Durch die Implementierung der marktführenden Lösung von SAP Concur in Zusammenarbeit mit KPS konnten wir eine wirklich innovative und benutzerfreundliche Lösung implementieren und die Vorteile schnell nutzen. KPS hat unsere Anforderungen und unseren Ansatz von Projektbeginn an verstanden - die Berater sind kompetent und haben ein gutes Verständnis für den praktischen Einsatz der Lösung. Wir freuen uns, die KPS-Berater an Bord zu haben."

Grundfos treibt den globalen Roll-out mit Unterstützung von KPS voran

Die Lösung wird im Laufe der nächsten Jahre vom Grundfos-Team in Budapest weltweit eingeführt werden. "Dies ist möglich, weil unsere Methodik dem Projektteam bei Grundfos bereits in der ersten Phase die dafür relevanten Kernkompetenzen vermittelt oder ausbaut. Das hohe Engagement des Grundfos-Mitarbeiter ermöglicht es dem Team, das Projekt mit Unterstützung von KPS voranzutreiben", erklärt Andreas Pagh Andersen, Projektmanager bei KPS.

"Das Projekt wurde pünktlich und effektiv durchgeführt", sagt Torben Vingaard, VP Financial Shared Services bei Grundfos. "Die enge Zusammenarbeit zwischen Grundfos, KPS und SAP hat sich ausgezahlt - wir verfügen jetzt über eine Plattform, mit der wir unser Ziel erreichen: weltweit allen Mitarbeitern bei Grundfos eine einfache Lösung zu bieten."

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