Irrtümer erkennen und vermeiden

Besonders leistungsfähige Software-Systeme leiden am meisten unter Integrationsfehlern

„In der Kürze liegt die Würze“ und „Probieren geht über Studieren“ sind stets gut gemeinte Ratschläge. Im Alltag der digitalen Transformation haben sie zwar auch ihre Berechtigung, sind aber mit Vorsicht zu genießen. Denn die Erfahrung zeigt: Digitalisierungsmaßnahmen ohne Kontext und technologische Veränderungen ohne Plan verfehlen in den allermeisten Fällen ihre Ziele und sind die häufigsten Ursachen für gescheiterte Transformationsprojekte. Dass besonders leistungsfähige Software-Systeme am meisten unter Integrationsfehlern leiden, wirkt dabei nur auf den ersten Blick widersprüchlich. Die Gefahren, die gerade bei der Einführung vielseitiger und hochflexibler Plattformen lauern, sind bei genauerem Hinsehen leicht nachvollziehbar. Dafür genügt es, die häufigsten Irrtümer zu betrachten, denen Unternehmen bei der Implementierung der Travel und Expense Management-Software SAP Concur erliegen können.

Digitale Transformation muss unter die Haut gehen

Digitale Transformation bedeutet Wandel. Und Wandel bedeutet eine Veränderung des Charakters. Mit oberflächlicher Kosmetik ist es dabei nicht getan, die Behandlung muss vielmehr unter die Haut gehen. Es lohnt sich, das immer wieder zu betonen, weil Unternehmen, die dieser Erkenntnis ausweichen, für Umsetzungsfehler besonders anfällig sind.

Um der Fehlergefahr zu entgehen, erfordert ernst gemeinte Transformation ganzheitliches Handeln. Teure Software zu kaufen und in aller Eile zu installieren wird dabei nicht genügen. Wenn die Maßnahme in einem ungünstigen Umfeld nicht optimal wirken kann, ist das Geld nämlich nicht sinnvoll investiert, sondern schlicht verschwendet.

In den meisten Fällen schafft erst die Prozessoptimierung im Rahmen eines tiefgehenden Change-Managements die notwendigen Voraussetzungen für den Erfolg eines Digitalisierungsvorhabens. Dies gilt für die Implementierung von SAP Concur ebenso wie für die Einführung jeder anderen Spitzentechnologie. Mit KPS an ihrer Seite können Unternehmen auf das Know-how und die Erfahrung zurückgreifen, die für umfassende, zügige und zukunftsfähige Transformationsmaßnahmen unentbehrlich sind.

Strategische Vernunft und kontinuierliches Engagement: Das A und O für den Projekterfolg

Digitale Transformation erfordert ein hohes Maß an strategischer Vernunft. Ohne eine intelligent gewählte personelle Besetzung, die breit gefächertes Wissen einbringt, ist die Einführung hochleistungsfähiger Software-Systeme wie SAP Concur nicht zu leisten. Für Lösungen in einem internationalen Kontext gilt das in besonderer Weise. Wenn Unternehmen weltweit aktiv sind und SAP Concur länderübergreifend ausrollen möchten, ist eine zentrale Projektsteuerung entscheidend, aber nicht ausreichend.

• Business-Projektmanager,
• IT-Projektmanager,
• Prozessverantwortliche,
• und Fachexperten

sind unentbehrliche Mitglieder des Teams, das den übergreifende Projekterfolg verantwortet. Darüber hinaus ist die Beteiligung erfahrener Mitarbeiter in den Auslandsniederlassungen unbedingt erforderlich. Auf ihr länderspezifisches Know-how und ihre Präsenz vor Ort ist die Steuerungsgruppe dringend angewiesen. Dabei kommt es auf die kontinuierliche Verfügbarkeit aller Beteiligten an. Der Erfolg des Transformationsvorhabens hängt davon ab, dass sich die Projektteilnehmer nicht nur sporadisch, sondern kontinuierlich auf das Transformationsvorhaben konzentrieren. Zu glauben, dass sich Software-Plattformen wie SAP Concur gleichsam nebenbei und nur mit halber Kraft implementieren lassen, gehört zu den häufigen Irrtümern, die im wahrsten Sinne des Wortes Lehrgeld kosten.

Wie Sie mit Variantenvielfalt und Spezifikationen umgehen

Je weiter sich der Wirkungsbereich eines Unternehmens international verzweigt, desto höher das Risiko, sich entweder in einer überbordenden Variantenvielfalt zu verirren oder wichtige Spezialfälle vollständig aus den Augen zu verlieren. In einem Transformationsvorhaben mit SAP Concur muss es deshalb darum gehen, so viel wie nötig, aber so wenig wie möglich auf die Implementierung von Varianten zurückzugreifen.

Der effektivste Weg, schnell ein leistungsfähiges System aufzubauen, ist eine perfekte Vorbereitung. KPS hat durch viele internationale Projekte spezifisches Wissen über die besonderen Anforderungen der einzelnen Länder gesammelt. Dieses Wissen ist sofort abrufbar.

Dokumentierte Anforderungsprofile für jedes Land ermöglichen es KPS, in kürzester Zeit das für jedes Land passende SAP Concur-System zu liefern – mit einem Vorkonfigurationsgrad von 95 Prozent!

Durch die frühzeitige Berücksichtigung steuer- und gesellschaftsrechtlicher Anforderungen stellt KPS sicher, dass die Implementierung an keiner Stelle ins Stocken gerät. Diese initiale Releasestrategie spart Unternehmen von Anfang an viel wertvolle Zeit, die noch mehr Raum für das Wesentliche lässt: die Anpassung und intensive Schulung der Anwendung auf der Client-Seite.

Effiziente Implementierung und zügiges Onboarding: Der schnelle Start in die Praxis

So komplex die Einführung von SAP Concur auf den ersten Blick scheinen mag: Mit kompetenter Unterstützung ist ein langwieriger und teurer Transformationsprozess nicht zu befürchten. KPS hat für die Integration der Plattform einen Lösungsansatz entwickelt, der passgenau auf die individuellen Anforderungen der Einsatzumgebung eingeht und sich vielfach bewährt hat.

Das besonders schlanke und effiziente Verfahren

• verzichtet auf ausufernde Theorie und geht stattdessen zügig zur Praxis über
• setzt auf den frühzeitigen Kontakt der Anwender mit der Software
• nutzt die Trainingsphase am Interface, um den Bedarf an Prozessoptimierungen und Funktionserweiterungen im direkten Umgang mit der Plattform zu ermitteln
• nimmt alle Beteiligten auf dem Weg der Transformation mit und sorgt dafür, dass niemand zurückbleibt
• erspart den Mitarbeitern einen langwierigen Trainingsmarathon und bietet stattdessen zehn bis zwölf intensive, jeweils nur 2,5 Stunden dauernde Online-Workshops an
• startet mit den Workshops schon zu Beginn der Transformationsmaßnahme und sorgt dadurch für eine optimale Vorbereitung auf die Praxis
• stellt mit einer pragmatischen Vorgehensweise den sparsamen Umgang mit Ressourcen sicher

Worauf sollte bei der Vorbereitung der Umsetzung geachtet werden?