Grundfos: Globales Reisemanagement mit KPS & SAP Concur
Im Zuge seiner Fokussierung auf Effizienz und digitale Transformation hat Grundfos seine Prozesse im Reisekosten- und Spesenmanagement grundlegend optimiert. Bei einem jährlichen Reisekostenvolumen von rund 70 Millionen Euro benötigte das Unternehmen eine leistungsstarke, integrierte Lösung, die Transparenz schafft, Kosteneinsparungen ermöglicht und langfristige Skalierbarkeit unterstützt. Im Rahmen eines umfassenderen Projekts zur Optimierung der Finanzprozesse im gesamten Konzern führte Grundfos einen strukturierten Auswahlprozess für ein Travel-Expense-Management-Tool durch und entschied sich für die Implementierung von SAP® Concur®. KPS, SAP-Partner und einer der führenden Spezialisten für Travel & Expense Management in Nordeuropa, begleitete die Implementierung mit umfassender Beratungskompetenz. KPS lieferte Grundfos ein durchgängiges Leistungspaket aus Projektmanagement, Konfiguration, Integration sowie begleitendem Support nach der Implementierung.
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Herausforderung
Effizientes und umfassendes Management globaler Geschäftsreisen
Aufgrund seiner globalen Präsenz und des hohen Stellenwerts sehr guter Kunden- und Partnerbeziehungen ist Reisen für viele Grundfos-Mitarbeitende ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Dies führt zu einer hohen Anzahl an Reisebuchungen, Spesenberichten und weiteren Belegen, die effizient verwaltet werden müssen. Grundfos nutzte bislang das SAP Travel Management-Tool, suchte jedoch nach erweiterten Möglichkeiten, um die Reisekostenmanagement-Aktivitäten noch besser skalieren zu können. Der Pumpenhersteller entschied sich daher für die cloudbasierte SaaS-Lösung SAP Concur – und zwar weltweit. Ziel war es, die Prozesse rund um das Reisekostenmanagement zu optimieren und die Mitarbeitenden entsprechend zu entlasten.
Lösung
SAP Concur-Lösung integriert alle Daten in einem einzigen System
SAP Concur bündelt alle reisekostenrelevanten Daten in einem einzigen System und ist für den mobilen Zugriff optimiert. Dadurch können Spesen und sonstige Ausgaben auf Geschäftsreisen auch unterwegs komfortabel und einheitlich von den Vertriebsmitarbeitenden erfasst und verwaltet werden. Darüber hinaus ermöglicht die Lösung umfangreiche Analysen sowie realistische Prognosen und stellt die Einhaltung der jeweiligen lokalen Gesetzgebung, von Compliance-Richtlinien wie ESG sowie der unternehmensinternen Geschäftsrichtlinien sicher.
Ergebnisse
Ein global harmonisierter Reisekostenmanagement-Prozess
Eines der zentralen Ziele war es, global harmonisierte und effiziente Prozesse zu etablieren, die es Grundfos ermöglichen, seine Reisekostenmanagement-Aktivitäten problemlos zu skalieren. Mit SAP Concur und KPS konnte Grundfos diese und weitere Ziele erreichen, darunter:
- Harmonisierter Reisekostenmanagement-Prozess in 60 Ländern
- Einfache Bedienung für Mitarbeitende dank eines einheitlichen Systems
- Vereinfachte Integration des Systems mit dem ERP und weiteren Lösungen
- Einhaltung lokaler gesetzlicher Vorschriften sowie unternehmensinterner Richtlinien
- Kosten- und Zeiteffizienz
- Skalierbarkeit des Systems und Integration weiterer Einheiten
- Transparenz und Kontrolle über Reisekosten
Ausschlaggebend für uns war nicht nur die technische Expertise von KPS im Bereich SAP Concur, sondern auch die Projekt-Governance und der Change-Management-Ansatz des Unternehmens.
KPS setzt auf bewährte agile Methodik und Best-Practice-Geschäftsprozesse
Grundfos erhielt von KPS wertvolle Unterstützung bei der Implementierung von SAP Concur. KPS kombinierte seine umfassenden Beratungskompetenzen mit fundiertem SAP Concur-Know-how und bot einen einzigartigen Ansatz, der durch eine bewährte Methodik unterstützt wurde. Mit Hilfe eines agilen Aufbaus und einer umfassenden Bibliothek von Best-Practice-Geschäftsprozessen konnte Grundfos die Komplexität und die Risiken des Projekts erheblich reduzieren und die gewünschte zielgerichtete Lieferung sicherstellen. KPS führte eine Einführungsschulung für die Mitarbeiter durch, einschließlich der Mitarbeiter in den Shared Service Centern, die für die Überprüfung aller Ausgaben und die Erstellung von Spesenabrechnungen zuständig sind, und befähigte die Hauptnutzer mit einem Train-the-Trainer-Ansatz, der einen Know-how-Transfer ermöglichte.
Globales Projekt für 60 Länder
Die Projektbeteiligten sahen sich während der Implementierung mit erheblichen Herausforderungen konfrontiert: Kaum hatte das Projekt begonnen, brach die COVID-19-Pandemie aus – verbunden mit einem längeren Einführungsstopp der SAP Concur Expense-Implementierung. Der Bedarf an effizienten, automatisierten und zuverlässigen Reise- und Spesenprozessen bestand bereits vor COVID-19, doch die Pandemie und weitere geopolitische Herausforderungen der vergangenen Jahre verstärkten die Dringlichkeit, diese Prozesse zu digitalisieren und zu optimieren, zusätzlich.
Grundfos und KPS passten sich den Herausforderungen an, entwickelten eine globale Lösung und rollten diese erfolgreich in rund 55 Ländern aus – darunter Dänemark, das Vereinigte Königreich, Irland, die USA, Kanada, Polen, Taiwan, Hongkong, Frankreich, Italien, Portugal, Spanien, Australien, Neuseeland, die Philippinen, Singapur, Belgien, die Niederlande, Finnland, Ungarn, Südkorea, Malaysia und Thailand. Der Rollout erfolgte in Wellen mit einem schrittweisen Vorgehen, um eine durchgängig hohe Implementierungsqualität zu gewährleisten. Die Länder wurden in Cluster eingeteilt, hauptsächlich nach Regionen – darunter die Nordics, die DACH-Region, Mittel- und Osteuropa, der Nahe Osten sowie Lateinamerika. Der Großteil der 60 Länder nutzt SAP Concur bereits, lediglich einige wenige werden noch im Jahr 2026 folgen.
Wertvoller Service-Support auch über die Implementierung hinaus
KPS begleitete Grundfos während der Implementierung und im laufenden Betrieb mit einem umfassenden Leistungspaket, den KPS Post-Implementation Services. Dank der vertrauensvollen Zusammenarbeit in der Implementierungsphase stehen die KPS-Berater auch langfristig mit durchdachten Beratungsleistungen zur Seite.
Wenn interne Fachkräfte das Unternehmen verlassen, kann es bei Grundfos zu Engpässen in der Personaldecke kommen. Diese Lücke schließt KPS mit erfahrenen Senior-Beratern, die Grundfos und das Projekt bereits aus der Implementierungsphase bestens kennen.
Der KPS-Support steht rund um die Uhr an fünf Tagen pro Woche zur Verfügung und umfasst SAP Concur-Schulungen, die Aufbereitung und Individualisierung der monatlichen Release Notes, Governance-Themen und vieles mehr – passgenau zugeschnitten auf die Anforderungen von Grundfos. So hat Grundfos einen festen Ansprechpartner bei KPS, der in allen Betriebsphasen kompetent unterstützt.
Die KPS-Experten verfügen über tiefgreifendes Prozess- & Business Know-how; auch im Hinblick auf die individuellen Anforderungen einzelner Länder. Dadurch haben wir die Implementierung von SAP Concur in Zusammenarbeit mit KPS hervorragend gemeistert. Wir haben jetzt eine innovative und benutzerfreundliche Lösung, deren Vorteile wir dank der professionellen Post-Implementation Services von KPS weltweit langfristig nutzen können.
Über Grundfos
Grundfos hat seinen Hauptsitz in Bjerringbro, Dänemark und ist ein weltweit führender Anbieter von fortschrittlichen Pumpen- und Wasserlösungen. Das 1945 in Dänemark gegründete Familienunternehmen produziert rund 15 Millionen Pumpen pro Jahr und bietet seine Produkte und Dienstleistungen in mehr als 60 Ländern an. Die Gruppe beschäftigt weltweit rund 21.000 Mitarbeiter*innen und erwirtschaftet einen Jahresumsatz von rund 4,5 Mrd. EUR.
- Branche: Pumpenherstellung und Wasserlösungen
- Standort des Projekts: Deutschland
- Mehr über Grundfos
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Eric Niedling
Associate Partner
Experte für Erstellung und Umsetzung von Data & Analytics Strategien
Axel Beck
Partner
Experte für Finance & Informationsmanagement
Hartmut Schmidt
Managing Partner KPS
Experte für Analyse und Planung von Finanztransformationen mit S/4HANA
Max Jacobfeuerborn
Managing Director
Experte für Finance Processes & Analytics
