Rechnungsbearbeitung deutlich verkürzt

OCR-Erkennung automatisiert Rechnungsprüfung bei Fressnapf

In der Buchhaltung schlummern große Kosteneinsparungspotenziale. Durch den Einsatz von OCR-Erfassung in SAP-Retail konnte Fressnapf mit der automatisierten Prüfung und Freigabe von Rechnungen den Aufwand bei der Bearbeitung von Rechnungen signifikant reduzieren und die Einhaltung von Skontofristen dank deutlich verkürzter Bearbeitungszeiten sicherstellen.

Die Herausforderung

Vor der Einführung der OCR-Erfassung hatten bei Fressnapf die hohe Anzahl von Lieferantenrechnungen sowie die unterschiedlichen Eingangskanäle - in Papierform, per Mail oder über EDI - und die verteilten Eingangsorte in der Zentrale und den Filialen zu aufwendigen, langwierigen Rechnungserfassungs- und Rechnungsprüfungsabläufen geführt. Die historisch gewachsenen Bearbeitungsprozesse verursachten hohe Kosten im Einkauf und in der Kreditorenbuchhandlung und führten auch zu Skontoverlusten durch die Überschreitung der Fristen.

Die Lösung

Um die Grundlage für weiteres Wachstum und den Omnichannel-Ausbau zu schaffen, führte Fressnapf mit Unterstützung von KPS die Standardsoftware SAP Retail ein. Die OCR-Erkennung zur Rechnungsprüfung und -freigabe ist als Buchhaltungsmodul Teil von SAP Retail.

SAP Invoice Management by OpenText unterstützt bei Fressnapf automatisiert sämtliche Rechnungsprüfungsprozesse. Der Eingang von Papierrechnungen erfolgt zentralisiert, alle Rechnungen werden gescannt und über OCR ins System eingelesen. Das System gleicht Rechnungen mit Bestellbezug automatisch mit den Bestelldaten ab und prüft den Wareneingang. Bei Übereinstimmung wird direkt durchgebucht. Kostenrechnungen ohne Bestellbezug stellt das System in einen Freigabe-Workflow ein, wo sie von den Kostenstellenverantwortlichen geprüft, kontiert und freigegeben werden.

Der Kundennutzen

Die OCR-Erkennung hat die Bearbeitungszeit von Rechnungen bei Fressnapf von zuvor über zehn Tagen auf durchschnittlich 2 Tage verkürzt. Der Arbeitsaufwand in der Kreditorenbuchhaltung konnte um rund 30 Prozent reduziert werden. Dank der effizienteren Prozesse kann Fressnapf alle Skontofristen einhalten und nutzen.