La Minería de Procesos

¿Cómo consigue la minería de procesos resultados rápidos y eficaces?

¿Qué podemos hacer para aumentar el número de “procesos perfectos”? Desde el proceso de pedido hasta la entrega y la recepción del pago, las cosas pueden salir mal. Con suficientes datos disponibles, hacemos predicciones, corregimos las desviaciones o al menos las planificamos. ¿Cómo podría ser esto en el complejo ámbito de la logística?

Imagínese que recibe el siguiente mensaje como empleado de una empresa de logística en la expedición de mercancías:

El proceso de cumplimiento

Las relaciones en una empresa comercial suelen desarrollarse de forma orgánica y cuentan toda una historia en el proceso. Sin la posibilidad de una evaluación objetiva, a menudo uno se aferra a las estructuras existentes, como nos ocurre en nuestra vida cotidiana. Creo que la cuestión de por qué algunas empresas tienen más éxito que otras también puede remontarse al hecho de que los minoristas de éxito reevalúan constantemente y optimizan sus relaciones existentes: El proveedor adecuado, el transportista correcto y la ruta de transporte óptima están sujetos a cambios constantes.

Los procesos de la logística nos desafían por su complejidad: Algunas mercancías sólo son importantes estacionalmente, otras son perecederas, las tendencias a corto plazo aumentan las exigencias de flexibilidad y eficiencia de costes. Por un lado, hay que evitar o reducir los excesos de existencias y, por otro, hay que prevenir las ventas.

Al mismo tiempo, la pregunta “¿Qué quiere el cliente?” siempre es lo primero, y hay que utilizar simultáneamente diferentes canales de venta. A menudo, las empresas siguen descubriendo muy pocos puntos comunes en los canales, lo que lleva a tratar cada uno de ellos por separado. Esto supone un esfuerzo adicional.

Cumplimiento en la venta de moda

¿A qué dificultades del proceso nos enfrentamos aquí?

• Rutas de suministro y variantes de procesos que se han desarrollado orgánicamente con el tiempo
• Intervención manual necesaria, incluso con procesos realmente automatizados
• El deseo de “poder intervenir después de todo” es lo que impide una automatización eficaz
• Los canales de distribución existen en paralelo en lugar de estar interconectados
• Procesos especiales en los distintos departamentos que operan de forma independiente: cada departamento afirma haber desarrollado el mejor proceso para sí mismo…

Puntos problemáticos

Todos los puntos problemáticos pueden provocar desviaciones en las fechas de entrega, retrasos en la producción y, en general, mayores costes. ¿Cómo se pueden analizar todos los procesos en su totalidad? ¿Y cómo se pueden visualizar los procesos en sus pasos individuales para entenderlos mejor en primer lugar?

Recuerde: la forma tradicional es preguntar a los propietarios de los procesos o a los empleados de los departamentos, lo que siempre conduce a una ilustración de los procesos de forma subjetiva. La identificación de los problemas también está influenciada subjetivamente por esto, y las optimizaciones realizadas no conducen necesariamente a una solución más ajustada.

El nuevo camino: La minería de procesos

Imaginemos que un software hace posible el análisis completo y objetivo de todos los procesos, y esto se hace mediante la extracción de datos. Las soluciones rápidas y las posibilidades de automatización se hacen “visibles”.

No importa si una empresa trabaja con muchas bases de datos y backends diferentes, y no tiene por qué estar completamente basada en SAP, pero todas las bases de datos implicadas tienen una cosa en común: establecen marcas de tiempo. Ahora todos los puntos de datos se registran y, mediante Unique Identify, se combinan y mapean para formar un proceso global.

Los objetivos de la optimización en nuestro caso serían los siguientes: entrega puntual y completa, procesamiento rápido de los pedidos y, además, el menor número posible de intervenciones manuales. Los parámetros de tiempo deseados también pueden definirse en el software.

Visualización del software de minería de procesos de Celonis

El objetivo es comprender mejor los procesos

El objetivo es comprender mejor los procesos y sus problemas actuales. Esto nos muestra las posibilidades de optimización. Por ejemplo, la tasa de aciertos a la primera, muestra cuántas ejecuciones de los procesos corresponden al “Camino Feliz”. Si sólo es del 44%, por ejemplo, tenemos que preguntarnos si se puede aumentar y cómo.

• Al filtrar los grupos de materiales, podemos ver qué material provoca más retrasos. El mismo material provoca diferentes retrasos en diferentes centros de producción. Por tanto, las desviaciones del “proceso perfecto” pueden depender del centro de producción.
• Otro filtro visualiza los plazos de entrega: Se puede comparar la frecuencia de los cambios en cuanto a cantidad o modo de transporte. Una comparación directa de dos centros de distribución con resultados opuestos puede hacer visible una solución: ¿Qué ocurre en el centro de distribución con éxito en comparación con el que tiene más dificultades?

Ayudar a los empleados de forma inteligente

Mi conclusión

Con la minería de procesos, se crea la base para una digitalización exitosa: Los procesos armoniosos, la IA, la automatización, la robótica y una cadena de suministro digital pueden utilizarse de forma óptima sobre esta base. Y eso suena a tendencia.