AUTODOC‒ cambio a SAP en solo ocho meses
El fuerte crecimiento de los últimos años y la expansión a un total de 27 países europeos llevaron al software financiero existente en AUTODOC al límite de sus capacidades. La entrega de los productos en los distintos países requería adaptaciones individuales para cumplir con los requisitos legales de cada uno de ellos. Esto aumentó rápidamente la complejidad.
Dado que AUTODOC sigue teniendo ambiciosos planes de crecimiento para el futuro y utiliza diferentes modelos de negocio, los responsables tenían claro que la solución existente sería cada vez menos capaz de responder con flexibilidad a los nuevos retos y crecer al mismo ritmo. El deseo era apostar por un sistema que pudiera proporcionar la funcionalidad deseada «listo para usar» y que requiriera pocos ajustes para poder seguir respondiendo con flexibilidad a los nuevos retos en el futuro y crecer con la empresa.
contacto
Reto
Grandes volúmenes de datos, mayor transparencia
Como plataforma en línea, AUTODOC tiene que gestionar una enorme cantidad de artículos, actualmente 7,8 millones a la venta. A través de la tienda web se ejecutan más de 50 000 pedidos al día. Hasta ahora, el sistema financiero existente solo proporcionaba a la dirección datos muy agregados sobre los ingresos por ventas. Por lo tanto, el objetivo del proyecto era evaluar las ventas diariamente y diferenciarlas según dimensiones relevantes como la marca, el segmento de clientes o el canal de distribución, y complementarlas con análisis automatizados. Al mismo tiempo, la solución abordaba requisitos técnicos centrales más allá de la mera consideración de las ventas: el cumplimiento fiable de complejos requisitos de conformidad en el procesamiento de las facturas recibidas, la determinación fiscal a escala de la UE para diferentes modelos de negocio, como las entregas desde almacenes propios y las entregas directas, así como la nueva transparencia sobre los movimientos de existencias y sus valoraciones, incluida la delimitación automatizada de las existencias en tránsito de los clientes de acuerdo con las NIIF.
Un reto especial fue la implementación del proyecto en ocho meses, ya que el próximo cierre del ejercicio debía realizarse con el nuevo sistema.
Estrategia
El sistema financiero SAP como sistema central
Para los participantes en el proyecto era importante introducir un sistema SAP capaz de reaccionar con flexibilidad a los cambios en los requisitos y de apoyar el rápido crecimiento de la empresa mediante la escalabilidad. En caso de que fuera necesario realizar ajustes, estos debían ajustarse lo más posible al estándar SAP para que el sistema siguiera siendo fácil de mantener y estuviera preparado para el futuro sin que ello supusiera un gran esfuerzo adicional.
El sistema financiero SAP facilita la creación de informes financieros y de gestión que cumplen todos los requisitos legales y reducen significativamente el tiempo necesario para su elaboración. Para ello, puede acceder a los datos de la gestión de materiales y de ventas (que aún no se han sustituido en este proyecto), evaluarlos e incorporarlos a los informes.
Está prevista la implantación internacional de SAP en las principales sociedades extranjeras con el objetivo de crear un sistema ERP uniforme (OneERP). Además, se ha introducido SAP Ariba para las compras indirectas y se están estudiando posibilidades adicionales de automatización, especialmente en el ámbito de la consolidación del grupo. La arquitectura de la solución subyacente se diseñó desde el principio para que pudiera adaptarse de forma flexible a futuras ampliaciones.
Solución
Implementación del proyecto en 8 meses
La implementación se llevó a cabo en solo ocho meses, desde el inicio hasta la puesta en marcha. Para ello, KPS utilizó la metodología SAP Activate. En la fase de exploración se elaboraron y debatieron los requisitos de diseño. Se realizaron numerosos ajustes, pero el proyecto se completó a tiempo.
Se utilizó el sistema financiero SAP en SAP S/4HANA Private Cloud Edition, que se conectó a las diferentes aplicaciones de gestión de mercancías locales a través de 14 interfaces diferentes. La implementación de soluciones de interfaz modernas, flexibles y preparadas para el futuro se llevó a cabo a través de la plataforma SAP Business Technology Platform (BTP). Otros módulos utilizados fueron Cloud ALM para la gestión de pruebas y SAP Signavio para la documentación de procesos.
Se implementaron informes de cumplimiento exhaustivos en las áreas de impuestos (entre otros, la creación de archivos SAF-T), comercio en el mercado interior de la UE (Intrastat), creación y procesamiento de facturas electrónicas, así como numerosos informes en tiempo real.
Para la implementación, KPS utilizó numerosas mejores prácticas y modelos de Signavio para garantizar un diseño óptimo de los procesos y una rápida implementación. En los momentos de mayor actividad, el equipo del proyecto estaba formado por unos 80 empleados.
Ventajas
Procesos acelerados y una facilidad de uso significativamente mayor
Para AUTODOC, el cambio supone una gran cantidad de ventajas, que se caracterizan por una transparencia mucho mayor y un alto grado de automatización. Las ventajas concretas son:
- Mayor facilidad de uso y menor propensión a errores en todos los procesos
- Base de datos uniforme para tomar decisiones fundamentadas
- Procesos más eficientes y ahorro de tiempo gracias a una amplia automatización
- Mejor seguimiento de los flujos de mercancías y análisis fundamentados
- Flexibilidad y escalabilidad gracias a interfaces modernas
- Cumplimiento de las normativas locales en todos los mercados relevantes
- Minimización de los riesgos fiscales gracias a los procesos automatizados
Además, con la introducción de SAP, la empresa ha establecido un entorno informático que facilita futuras ampliaciones y permite reaccionar rápidamente a los cambios del mercado.
Nos decidimos por KPS porque, gracias a sus amplios conocimientos en el sector minorista y del comercio electrónico, así como a su experiencia en SAP, nos presentaron el mejor diseño de solución. Gracias a la colaboración de confianza entre iguales y al excelente apoyo de en la gestión del cambio, pudimos implementar el proyecto de manera extremadamente eficiente. El resultado nos ha convencido plenamente y tenemos previsto llevar a cabo más proyectos con KPS en el futuro. KPS se ha convertido en un socio estratégico y nos complace que siga apoyándonos activamente en nuestro crecimiento futuro.
sobre Autodoc
AUTODOC: el minorista online con mayor volumen de ventas de recambios para automóviles en Europa
AUTODOC es uno de los minoristas online líderes en Europa en recambios y accesorios para automóviles. La empresa, fundada hace 18 años en Berlín por Alexej Erdle, Max Wegner y Vitalij Kungel, se ha convertido en muy poco tiempo en una empresa de Internet que opera en toda Europa. En 2024, AUTODOC alcanzó una facturación de alrededor de 1600 millones de euros. La empresa ofrece online 7,8 millones de productos de alrededor de 2700 fabricantes de marcas para 176 marcas de automóviles, 23 de camiones y 154 de motocicletas. Opera en 27 países europeos y da empleo a más de 5500 personas en 13 ubicaciones.
El objetivo de AUTODOC es convertirse en el ecosistema tecnológico líder en Europa para el mercado posventa del automóvil y conectar a personas, marcas y mercados a través de la innovación, la confianza y las soluciones digitales inteligentes.
No dude en ponerse en contacto con nosotros para saber cómo podemos ayudar a su empresa.
¿Preguntas? No dude en ponerse en contacto con nosotros.
E-Mail: [email protected]
Social Media: Linkedin
