Coop Danmark

Aplicación de compra, surtidos diferenciados y opciones de entrega

Se busca socio para la mayor transformación de SAP S4/HANA en los países nórdicos

Incluso antes de que comenzara el proyecto, Coop ya se había centrado en la digitalización y había desarrollado la aplicación Coop, una aplicación de compra inteligente para los miembros de Coop. Ha recibido muchos premios por su funcionamiento y sus funciones bien integradas y ha encabezado las listas de AppStore de Apple y Google en Dinamarca durante mucho tiempo. Sin embargo, los sistemas de la cadena de suministro de la empresa tenían varias décadas de antigüedad y no podían actualizarse con la suficiente antelación para la transición al siglo XXI ni ampliarse para cumplir los nuevos requisitos.

Nueva infraestructura de TI de back-end establecida a través de SAP S/4HANA

El reto central era establecer una infraestructura informática de back-end totalmente nueva a través de SAP S/4HANA para establecer una transparencia de extremo a extremo siempre actualizada de todos los procesos de la empresa. Esto incluye todos los flujos de mercancías desde los proveedores, pasando por las cadenas de suministro y las rutas de transporte, los almacenes y sus existencias, hasta llegar a la cesta del cliente. El nuevo sistema también tenía que gestionar todas las transacciones financieras relacionadas y hacerlas transparentes con una visibilidad instantánea de las transacciones logísticas y financieras.

Otro punto esencial era reducir el impacto medioambiental del transporte de las mercancías y apoyar de forma óptima a los empleados implicados en la logística del transporte. Esto incluye, por ejemplo, una solución de navegación coordinada para los conductores y estrategias de embalaje calculadas y optimizadas para este fin -transporte eficiente, minimizando los kilómetros recorridos de cada artículo y con una transparencia constante- que garantice el stock adecuado en el momento adecuado en el lugar adecuado.

Algunos sistemas técnicos, como la aplicación de Coop para los miembros de Coop, los almacenes heredados, los sistemas de caja y la tienda web de comercio electrónico, fueron integrados por KPS en la nueva plataforma SAP S/4 HANA para lograr una conectividad óptima.

No era previsible, pero sin embargo, un reto único fue el brote de Covid-19, ya que la pandemia supuso para los mercados de abastos un enorme auge de ventas. Por lo tanto, el cambio tuvo lugar cuando los mercados tenían que rendir al máximo y con largos periodos de trabajo a distancia únicamente. No obstante, la puesta en marcha de la nueva plataforma funcionó sin problemas, lo que constituye un logro notable.

Esto se debió también a la forma prudente en que se llevó a cabo la gestión del cambio. Al inicio del proyecto, los responsables de Coop y el equipo de KPS tenían claro que debían convencer no sólo a los empleados de la administración, la central de compras y los equipos de categorías, sino también a miles de empleados de las tiendas, a los compañeros de almacén y a los propietarios de tiendas independientes, y hacerles partícipes del proceso de cambio. Así, el proyecto informático se convirtió en un cambio cultural hacia los procesos digitales.

La cadena de suministro se hace más sólida frente a los retrasos y los cuellos de botella en las entregas

El 73% del flujo total de ventas se realiza a través de SAP S/4 HANA, de principio a fin

Tras el inicio del proyecto en 2018, rápidamente se vio que KPS, junto con Coop, llevaría a cabo el cambio paso a paso según las categorías de productos. La primera puesta en marcha tuvo lugar en el tercer trimestre de 2019 y, a finales de 2021, el 52% de los flujos de mercancías se gestionaban con el nuevo sistema.

En marzo de 2022, se añadió un 23% más de categorías de productos, por lo que, en total, aproximadamente el 73% de los ingresos globales de Coop fluyen ahora a través de SAP S/4 HANA, de principio a fin. Esto incluye artículos de rápida rotación como frutas y verduras, leche y otros productos lácteos, en los que el control de la frescura, la corta vida útil y las fechas de caducidad son cruciales para una experiencia superior del cliente. Otros artículos como el café, los copos de maíz, el azúcar y las bebidas -con la gestión de los envases vacíos y las devoluciones- también han funcionado sin problemas a través de la nueva plataforma.

A finales de 2022, le seguirán el resto de categorías de productos, incluida la integración final a las plataformas de comercio electrónico y los artículos complejos, como la carne fresca con peso variable y origen totalmente trazable.

La puesta en marcha general de la gestión logística del transporte en almacén para la entrada y salida de mercancías está prevista para el primer semestre de 2023. El piloto ya está en marcha para un almacén y pronto se extenderá a todos los almacenes, tanto los de propiedad de Coop como los gestionados por terceros.

Alto grado de estandarización para una rápida implantación de la nueva plataforma SAP

El éxito de la implementación fue posible porque KPS ya podía recurrir a varios escenarios empresariales y casos de uso de mejores prácticas del pasado para la industria minorista y de comestibles. Los consultores tuvieron que adaptarlos y ampliarlos para Coop..

Por tanto, el proyecto SAP no se desarrolló desde cero en un «papel en blanco», sino que se basó en procesos y aceleradores probados que formaban la base de una plataforma de comestibles. De este modo, KPS pudo conectar eficazmente un gran número de sistemas externos (123 sistemas informáticos en total) con los que la nueva plataforma intercambia datos y crear una verdadera plataforma integral.

El equipo del proyecto se basó en un alto grado de estandarización, lo que permitió una implantación más rápida: aunque Coop tiene una estructura corporativa muy compleja y complicados flujos de mercancías que gestionar, el número de desarrollos especiales es notablemente bajo. La dirección del proyecto dio especial importancia a personalizar únicamente los módulos y procesos en los que la adaptación era inevitable.

El objetivo era mantener un alto grado de estandarización para que las innovaciones y ampliaciones empresariales pudieran implementarse rápida y fácilmente en el futuro. Un entorno SAP lo más estandarizado posible también ayuda a importar rápidamente las actualizaciones de SAP. Esto se ha logrado con éxito a un nivel significativamente superior a la media de los proyectos SAP del mercado.

Las últimas piezas de conversión y consolidación del sistema financiero y contable a la nueva plataforma SAP concluirán el proyecto global. Teniendo en cuenta el cierre del año, la transición financiera final está prevista para la primavera de 2023.

La reconversión de la infraestructura informática supone un reto para los empleados

El nuevo sistema y la forma de trabajar se presentan en una demostración en vivo

Así pues, la idea era permitir, lo antes posible, que los miembros del equipo de Coop presentaran el nuevo sistema y la forma de trabajar en forma de demostración en vivo. Para ello, en las primeras fases del proyecto, se celebraron seis grandes eventos denominados «Structured Walk Through’s» a los que Coop invitó a colegas y directores de tienda de toda la organización. Los actos se celebraron en grandes cines con hasta 400 participantes, lo que proporcionó la adhesión temprana de las partes interesadas y ofreció la oportunidad de intercambiar ideas con compañeros y colegas.

Y eso ha funcionado bien: Los empleados vieron que sus compañeros eran capaces de utilizar y explicar la solución y que sus directivos estaban comprometidos con el proyecto. Pudieron experimentar los principios y las ventajas de la nueva plataforma en un ensayo virtual «en vivo» y formular directamente preguntas que podían ser respondidas con el sistema.