Cómo Grundfos optimizó la gestión global de viajes con KPS y SAP Concur
KPS presta apoyo con servicios de consultoría integrales para la implementación y el funcionamiento
Impulsada por su enfoque en la eficiencia y la transformación digital, Grundfos se propuso optimizar sus procesos de gestión de gastos y viajes. Con un gasto anual en viajes de alrededor de 70 millones de euros, la empresa necesitaba una solución robusta e integrada que ofreciera transparencia, permitiera ahorrar costes y fuera compatible con la escalabilidad futura. Como parte de un proyecto más amplio para optimizar los procesos financieros en toda la empresa a nivel mundial, Grundfos llevó a cabo un proceso de selección de una herramienta de gestión de gastos de viaje y decidió implementar SAP® Concur®. KPS, socio de SAP y uno de los principales socios de gestión de viajes y gastos en el norte de Europa, facilitó la implementación con su amplia experiencia en consultoría. KPS proporcionó a Grundfos un paquete integral de servicios de gestión de proyectos, configuración, integración y soporte posterior a la implementación.
Reto
Gestionar los viajes de negocios globales de forma eficiente y a gran escala
Debido a la presencia global de la empresa y a su enfoque en las excelentes relaciones con los clientes y socios, los viajes son una parte importante de la descripción del trabajo de muchos empleados/as de Grundfos. Como resultado, la empresa tiene que gestionar un gran número de reservas de viajes, informes de gastos y otros recibos. Grundfos utilizaba la anterior herramienta SAP Travel Management, pero buscaba capacidades ampliadas que le permitieran escalar aún mejor sus actividades de gestión de gastos de viaje, por lo que el fabricante de bombas optó por la solución SaaS basada en la nube SAP Concur en todo el mundo. El objetivo era optimizar los procesos relacionados con la gestión de gastos de viaje y aliviar la carga de trabajo de los empleados.
Solución
La solución SAP Concur integra todos los datos en un único sistema
SAP Concur integra todos los datos relacionados con la presentación de informes de gastos de viaje en un único sistema y está optimizada para el acceso a través de dispositivos móviles. Esto significa que los gastos y otros desembolsos durante los viajes de negocios pueden ser gestionados de forma cómoda y coherente también sobre la marcha por los representantes de ventas. Además, la solución permite realizar una amplia gama de análisis, así como previsiones realistas, y garantiza el cumplimiento de las respectivas leyes locales, las directrices de cumplimiento normativo, como ESG, y las políticas comerciales de la empresa.
Resultados
Un proceso de gestión de gastos de viaje armonizado a nivel mundial
Uno de los principales objetivos era garantizar unos procesos armonizados y optimizados a nivel mundial que permitieran a Grundfos ampliar fácilmente sus actividades de gestión de gastos de viaje. Con SAP Concur y KPS, Grundfos ha podido alcanzar estos y otros objetivos, entre los que se incluyen:
- Proceso de gestión de gastos de viaje armonizado en 60 países
- Facilidad de uso para los empleados/as gracias a un sistema único
- Integración simplificada del sistema con el ERP y otras soluciones
- Cumplimiento de la normativa legal local y de las políticas empresariales
- Eficiencia en términos de costes y tiempo
- Capacidad para ampliar el sistema e integrar entidades
- Transparencia y control sobre los gastos de viaje
El factor decisivo para nosotros no solo fue la experiencia técnica de KPS en SAP Concur, sino también su enfoque de gestión de proyectos y gestión del cambio.
KPS utiliza una metodología ágil consolidada y procesos empresariales basados en las mejores prácticas
Grundfos recibió un valioso apoyo de KPS para la implementación de SAP Concur. KPS combinó sus amplios conocimientos de consultoría con un profundo conocimiento de SAP Concur y ofreció un enfoque único respaldado por una metodología probada. Gracias a una configuración ágil y a una completa biblioteca de procesos empresariales basados en las mejores prácticas, Grundfos pudo reducir significativamente la complejidad y los riesgos del proyecto y garantizar la entrega deseada orientada a objetivos . KPS impartió formación inicial a los empleados/as, incluyendos/as aquellos/as de los centros de servicios compartidos responsables de revisar todos los gastos y elaborar los informes de gastos, y capacitó a los usuarios y usuaarias clave mediante un enfoque de formación de formadores, lo que permitió la transferencia de conocimientos.
Proyecto global para 60 países
No obstante, las partes interesadas se enfrentaron a importantes retos durante la implementación: nada más comenzar el proyecto, se produjo el brote de la pandemia de COVID-19, lo que supuso un periodo de congelación más largo de la implementación de SAP Concur Expense. La necesidad de contar con procesos de viajes y gastos eficientes, automatizados y fiables ya existía antes de la COVID-19, pero la pandemia y otros retos geopolíticos de los últimos años aumentaron aún más la urgencia de digitalizar y racionalizar estos procesos.
Grundfos y KPS se adaptaron a los retos, desarrollaron una solución global y la implementaron con éxito en unos 55 países, entre ellos Dinamarca, Reino Unido, Irlanda, Estados Unidos, Canadá, Polonia, Taiwán, Hong Kong, Francia, Italia, Portugal, España, Australia, Nueva Zelanda, Filipinas, Singapur, Bélgica, Países Bajos, Finlandia, Hungría, Corea del Sur, Malasia y Tailandia. La implementación se llevó a cabo por fases, con un enfoque paso a paso para garantizar una calidad de implementación constante en todo momento. Los países se agruparon en clústeres, principalmente por región, incluyendo los países nórdicos, la región DACH, Europa Central y Oriental, Oriente Medio y América Latina. La mayoría de los 60 países ya utilizan SAP Concur, y solo unos pocos lo harán en 2026.
Un valioso servicio de asistencia incluso después de la implementación
KPS acompañó a Grundfos durante la implementación y el funcionamiento continuo con un paquete completo de aceleradores, los servicios post-implementación de KPS. Gracias a las buenas relaciones establecidas durante la fase de implementación, los consultores/as de KPS también proporcionan un valioso apoyo posterior con servicios de gestión empresarial bien pensados.
Al fin y al cabo, los/as especialistas internos/as a veces abandonan la empresa, lo que provoca un cuello de botella en los recursos de personal de Grundfos. KPS cubre con éxito esta carencia con consultores/as sénior experimentados/as que ya conocen a fondo Grundfos y el proyecto desde la fase de implementación.
El servicio de asistencia de KPS está disponible las 24 horas del día, 5 días a la semana, e incluye formación en SAP Concur, resumen e individualización de las notas de la versión mensual, gobernanza y mucho más, todo ello adaptado a las necesidades de Grundfos. Como resultado, Grundfos se beneficia de un punto de contacto central por parte de KPS, que puede proporcionar un valioso apoyo durante todas las fases de funcionamiento.
Los expertos/as de KPS tienen un conocimiento probado de los procesos y un profundo conocimiento del negocio, incluidos los diferentes requisitos de cada país. Como resultado, gestionamos de forma brillante la implementación de SAP Concur en colaboración con KPS. Ahora contamos con una solución innovadora y fácil de usar, cuyos beneficios podemos seguir aprovechando a largo plazo en todo el mundo gracias a los servicios profesionales de postimplementación de KPS.
Acerca de Grundfos
Grundfos, con sede en Bjerringbro (Dinamarca), es uno de los principales proveedores mundiales de soluciones avanzadas para bombas y agua. Fundada en Dinamarca en 1945, esta empresa familiar produce unos 15 millones de bombas al año y ofrece sus productos y servicios en más de 60 países. El grupo emplea a unas 21.000 personas en todo el mundo y genera unas ventas anuales de unos 4.500 millones de euros.
- Solución vertical/horizontal: Pumpenherstellung und Wasserlösungen
- Ubicación principal del proyecto: Deutschland
- Más información Grundfos
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