Velliv: transformación preparada para el futuro con SAP Cloud ERP
Cuando se habla de digitalización en la banca y los seguros, normalmente se piensa en servicios online, aplicaciones para clientes o nuevos productos de inversión. Menos visibles, pero igual de decisivos, son los sistemas que funcionan en segundo plano: contabilidad financiera, informes normativos, gestión de datos ESG. Para Velliv, una de las mayores compañías de seguros de vida y pensiones de Dinamarca, ahí era donde residía la palanca decisiva para estar preparados para el futuro.
Con más de 400 000 clientes, 32 000 millones de euros en activos gestionados y cientos de millones de puntos de datos procesados cada año, había mucho en juego. «Para nosotros, no se trataba de un proyecto de TI más», recuerda Kim Willum, director del proyecto de KPS. «Se trataba de la base del negocio. Si la contabilidad financiera, el control o la presentación de informes ESG no funcionan correctamente, toda la empresa se ve obstaculizada».
El reto era claro
Velliv necesitaba garantizar que su modelo de negocio pudiera mantenerse en un mundo marcado por el endurecimiento de las regulaciones, el aumento exponencial de los volúmenes de datos y los ciclos de innovación cada vez más cortos. El entorno del sistema heredado estaba llegando al «fin de su vida útil» y se necesitaba un nuevo sistema ERP.
Elegir el camino correcto: ¿estándar o individualidad?
Velliv ya utilizaba SAP y estaba satisfecha con la plataforma, pero quedaba una pregunta clave: ¿debía operarse en una nube privada o en la nube pública?
A primera vista, la nube pública puede parecer contraintuitiva para una institución financiera: normativa estricta, datos confidenciales de los clientes, reglas actuariales complejas. Sin embargo, ahí era precisamente donde residía su atractivo. En lugar de sistemas muy personalizados con altos costes operativos, Velliv optó por seguir su estrategia global de nube y estandarizar sus procesos con la nube pública.
Desde el principio, KPS reforzó esta mentalidad. El proyecto nunca consistió en copiar los antiguos procesos a un nuevo entorno. Se trataba de crear un núcleo limpio, preparado para las necesidades futuras.
La fase de diseño: de la situación actual a la situación deseada
El primer paso importante fue la fase de diseño, en la que Velliv analizó minuciosamente los procesos existentes. ¿Qué flujos de trabajo eran requisitos normativos y cuáles eran simplemente herencia histórica? ¿Dónde se podía adoptar el estándar SAP y dónde sería inevitable la adaptación?
En lugar de discusiones abstractas, se introdujeron demostraciones de adecuación al estándar. Con el sistema SAP Starter, Velliv pudo probar los procesos en vivo y evaluarlos en la práctica.
Lo ideal habría sido animar a todo el mundo a ponerse manos a la obra de inmediato y probarlo. Pero eso es poco habitual, ya que mucha gente está acostumbrada a incorporarse mucho más tarde a un proyecto. Esta fue una lección importante que aprendimos, ya que descubrimos que el diseño de la solución quedaba cerrado una vez finalizados los talleres. En este caso, tuvimos que cambiar esa mentalidad desde el principio, lo que recomendaría a todos los que se embarquen en este viaje.
Cloud ALM y sprints ágiles: velocidad con estructura
Otro factor de éxito fue la metodología. El proyecto siguió SAP Activate y utilizó Cloud ALM como herramienta central de gestión de proyectos. Todo, desde la gestión de requisitos y alcance hasta las pruebas y la gestión de defectos, se integró.
“Esto supuso un gran impulso para el proyecto», afirma Kim. «Pudimos empezar más rápidamente, ya que las plantillas y las herramientas ya estaban disponibles.”
La implementación siguió un modelo ágil de sprint. Paso a paso, Velliv validó soluciones, probó funcionalidades y se acercó gradualmente a la plataforma objetivo.
Igualmente importante: en la nube pública, las responsabilidades cambian. Mientras que en el pasado, el departamento de TI gestionaba discretamente muchas cosas en segundo plano, ahora las unidades de negocio tenían que asumir más responsabilidades, tanto en la configuración como en las pruebas, e incluso en el desarrollo de aplicaciones ligeras. Para Velliv, esto supuso un cambio cultural.
Retos en el camino: la autohabilitación, no tan fácil
Para estar bien preparados para el proyecto, era necesario impartir formación. En los proyectos de nube pública, esta formación se basa en el «hágalo usted mismo», lo que se denomina autohabilitación. Fue todo un reto navegar por el enorme volumen de información disponible. SAP ofrece una amplia biblioteca de tutoriales, documentos y directrices, lo que puede dificultar la identificación exacta de lo que se necesita. Aquí prevaleció el pragmatismo de Anne-Mette Jensen. “Google se convirtió en mi mejor amigo. Casi todas las preguntas me llevaron finalmente a un recurso de SAP que me ayudó a resolverlas.”
Implementación controlada y puesta en marcha
Tras meses de validación y pruebas, llegó el hito decisivo: la implementación. Gracias a una gobernanza estricta, se realizaron múltiples evaluaciones de preparación para la puesta en marcha, en las que se discutieron y revisaron todos los requisitos, todos los riesgos y todas las aprobaciones antes de tomar la decisión de ponerlo en marcha.
El resultado fue una puesta en marcha segura que siguió un plan de transición detallado en el que se establecía quién haría qué y cuándo. Se incorporaron deliberadamente márgenes de seguridad para hacer frente a imprevistos. Y una fase de hiperatención estructurada garantizó que los usuarios pudieran trabajar de forma productiva desde el primer día, con asistencia directa disponible para cualquier problema.
Beneficios tangibles para Velliv
La transformación tuvo un impacto que fue mucho más allá de la tecnología
Preparación para el futuro
Con SAP Public Cloud, Velliv opera ahora a la vanguardia y está más capacitada para responder a los cambios normativos.
Núcleo limpio
Al centrarse constantemente en los estándares, Velliv ha reducido la complejidad y minimizado los riesgos de actualización.
Agilidad
La entrega basada en sprints y las demostraciones adaptadas a los estándares permiten a Velliv adaptar los procesos más rápidamente.
Unidades de negocio empoderadas
El cambio de responsabilidad ha acercado a los equipos de negocio a la tecnología, convirtiéndolos en copropietarios de la innovación.
Sólida asociación con KPS
Con gobernanza, metodología y comunicación, KPS proporcionó el marco para el éxito, no solo implementando la tecnología, sino también guiando a Velliv a través del cambio cultural.
Lecciones aprendidas: conclusiones para otras instituciones financieras
El proyecto Velliv ilustra que, incluso en sectores altamente regulados, la nube pública no solo es posible, sino también ventajosa, si las empresas están dispuestas a adoptar la estandarización y cambiar su mentalidad.
La plataforma de nube pública de SAP aún parece joven, lo que significa que no todo está desarrollado todavía. No todas las características de la nube privada de SAP están disponibles en la nube pública, pero dos veces al año se implementan nuevas características y funciones en la nube pública. Por ello, es importante estar atento a la hoja de ruta futura de SAP y, como cliente, influir para que se dé prioridad a las funcionalidades que faltan antes de crear extensiones propias.
En resumen, destacan tres lecciones clave:
1. Impulsa la estandarización sin descanso:
personaliza solo cuando lo exija la normativa.
2. Involucre a la empresa desde el principio:
la responsabilidad cambia y las unidades de negocio deben estar preparadas para asumirla.
3. Tómese en serio la gobernanza:
unas funciones claras y una gestión de riesgos transparente generan la confianza necesaria para alcanzar el éxito.
KPS desempeñó un papel fundamental en el éxito de nuestro proyecto SAP Cloud ERP. En todo momento nos sentimos respaldados por un alto nivel de calidad y confianza en cada fase. Esperamos seguir colaborando con ellos en el futuro.
Conclusión: un paso audaz, un futuro más sólido
Con el cambio a SAP Cloud ERP, Velliv no solo ha modernizado su TI. Ha sentado las bases para una nueva forma de operar: más ágil, más transparente y más preparada para el futuro.
KPS desempeñó el papel de socio estratégico, asegurándose de que Velliv no solo dominara la tecnología, sino también la transformación organizativa y cultural que conlleva. Para una empresa responsable de la seguridad financiera de cientos de miles de personas, esto marcó la diferencia. La tecnología por sí sola no habría sido suficiente: la gobernanza, la mentalidad y una sólida colaboración convirtieron el proyecto en una historia de éxito.
Acerca de Velliv
Velliv es una empresa danesa de pensiones y seguros de vida que ofrece planes de ahorro para la jubilación, seguros de vida y salud, soluciones sanitarias y servicios relacionados a particulares y empresas. Tiene su sede en Ballerup, Dinamarca. En 2024, Velliv generó unos beneficios para sus clientes de 28 400 millones de coronas danesas, una cifra récord en su historia.
- Sector: Servicios financieros y de seguros
- Ubicación principal del proyecto: Dinamarca
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Kim Willum
Program Director, KPS
