Coop Danmark

Coop Danmark

La mayor transformación de S4/HANA en los países nórdicos

Estudio de caso

Aplicación de compra, surtidos diferenciados y opciones de entrega

Coop Danmark tiene una compleja estructura corporativa y logística con más de ocho submarcas, numerosos socios externos, una estructura empresarial de franquicias, diversos flujos de mercancías y seis almacenes en los que también participan minoristas y mercados locales. Sin embargo, Coop quería enfrentarse a nuevos retos digitales: una moderna aplicación de compra, autocompras, posibilidades de puntos de venta sin personal, mayor participación de los productores locales y surtidos adaptados y diferenciados localmente, servir a múltiples canales de venta y opciones de cumplimiento o incluso soporte técnico para optimizar la huella de carbono. 

Coop Danmark

Coop Danmark

Coop es uno de los mayores proveedores de comestibles de Dinamarca, con una cuota de mercado superior al 30%. La empresa emplea a unas 40.000 personas y gestiona más de 1.000 tiendas de comestibles en toda Dinamarca, por sí misma o a través de más de 400 socios. Coop Danmark lleva más de 150 años funcionando como cooperativa. Coop cuenta con un total de 1,9 millones de socios, lo que supone un 30% de la población danesa. Los socios disfrutan de varias ventajas a la hora de comprar. 

Situación inicial

Se busca socio para la mayor transformación de SAP S4/HANA en los países nórdicos

Incluso antes de que comenzara el proyecto, Coop ya se había centrado en la digitalización y había desarrollado la aplicación Coop, una aplicación de compra inteligente para los miembros de Coop. Ha recibido muchos premios por su funcionamiento y sus funciones bien integradas y ha encabezado las listas de AppStore de Apple y Google en Dinamarca durante mucho tiempo. Sin embargo, los sistemas de la cadena de suministro de la empresa tenían varias décadas de antigüedad y no podían actualizarse con la suficiente antelación para la transición al siglo XXI ni ampliarse para cumplir los nuevos requisitos. 

KPS tiene los conocimientos técnicos y la experiencia necesarios en el sector minorista

Socio KPS

KPS tiene los conocimientos técnicos y la experiencia necesarios en el sector minorista

Coop buscaba un socio experimentado con los conocimientos técnicos y la experiencia en el sector minorista necesarios para implementar la mayor transformación de SAP S/4HANA Retail en Escandinavia hasta la fecha como proyecto faro. Gracias a su fortaleza tanto en la consultoría como en la implementación de proyectos a gran escala, KPS era el socio ideal para Coop Danmark. 

Desafíos

Nueva infraestructura de TI de back-end establecida a través de SAP S/4HANA

El reto central era establecer una infraestructura informática de back-end totalmente nueva a través de SAP S/4HANA para establecer una transparencia de extremo a extremo siempre actualizada de todos los procesos de la empresa. Esto incluye todos los flujos de mercancías desde los proveedores, pasando por las cadenas de suministro y las rutas de transporte, los almacenes y sus existencias, hasta llegar a la cesta del cliente. El nuevo sistema también tenía que gestionar todas las transacciones financieras relacionadas y hacerlas transparentes con una visibilidad instantánea de las transacciones logísticas y financieras.

Otro punto esencial era reducir el impacto medioambiental del transporte de las mercancías y apoyar de forma óptima a los empleados implicados en la logística del transporte. Esto incluye, por ejemplo, una solución de navegación coordinada para los conductores y estrategias de embalaje calculadas y optimizadas para este fin -transporte eficiente, minimizando los kilómetros recorridos de cada artículo y con una transparencia constante- que garantice el stock adecuado en el momento adecuado en el lugar adecuado.

Algunos sistemas técnicos, como la aplicación de Coop para los miembros de Coop, los almacenes heredados, los sistemas de caja y la tienda web de comercio electrónico, fueron integrados por KPS en la nueva plataforma SAP S/4 HANA para lograr una conectividad óptima.

No era previsible, pero sin embargo, un reto único fue el brote de Covid-19, ya que la pandemia supuso para los mercados de abastos un enorme auge de ventas. Por lo tanto, el cambio tuvo lugar cuando los mercados tenían que rendir al máximo y con largos periodos de trabajo a distancia únicamente. No obstante, la puesta en marcha de la nueva plataforma funcionó sin problemas, lo que constituye un logro notable.

Esto se debió también a la forma prudente en que se llevó a cabo la gestión del cambio. Al inicio del proyecto, los responsables de Coop y el equipo de KPS tenían claro que debían convencer no sólo a los empleados de la administración, la central de compras y los equipos de categorías, sino también a miles de empleados de las tiendas, a los compañeros de almacén y a los propietarios de tiendas independientes, y hacerles partícipes del proceso de cambio. Así, el proyecto informático se convirtió en un cambio cultural hacia los procesos digitales.

Coop Aplicación
Para nosotros, el requisito era: "El surtido adecuado en cualquier momento y en cantidad suficiente". El nuevo sistema debe ser capaz de mostrar inmediatamente para cada tienda el nivel de ventas y de utilización de los estantes y cuándo llegarán los productos pedidos.
Jan Adolfsen Coop Danmark

Beneficios

La cadena de suministro se hace más sólida frente a los retrasos y los cuellos de botella en las entregas

Además de la mayor transparencia posible en toda la cadena de suministro, otros objetivos eran que la nueva plataforma -integrada con un sistema de previsión y reaprovisionamiento de RELEX recientemente implantado- hiciera también más robusta la cadena de suministro frente a retrasos y cuellos de botella en las entregas. Tiene que predecir la demanda de productos en función de la temporada, de las promociones o incluso de las condiciones meteorológicas, y garantizar unas existencias suficientes en los almacenes locales para hacer frente a los picos de demanda. 

"Para nosotros, el requisito era: 'El surtido adecuado en cualquier momento y en cantidad suficiente'. El nuevo sistema debe ser capaz de mostrar inmediatamente para cada tienda el nivel de ventas y de utilización de los estantes, así como el momento en que llegarán las mercancías pedidas", afirma Jan Adolfsen, de Coop Danmark. "También optimizará las rutas de transporte para reducir permanentemente la huella de carbono de la empresa".
Ofrecer productos regionales a nivel local

El nuevo sistema pretende -con procesos coherentes y transparencia casi en tiempo real- ayudar a Coop a comprender mejor las necesidades de sus clientes. Esto incluye la oferta de productos regionales a nivel local y la alineación del surtido de cada tienda individual en consecuencia.

Otra especificación importante para la nueva infraestructura era que debía estar concebida conceptual y técnicamente para introducir rápida y fácilmente ampliaciones e innovaciones con un breve plazo de tiempo.

Project progress

El 73% del flujo total de ventas se realiza a través de SAP S/4 HANA, de principio a fin

Tras el inicio del proyecto en 2018, rápidamente se vio que KPS, junto con Coop, llevaría a cabo el cambio paso a paso según las categorías de productos. La primera puesta en marcha tuvo lugar en el tercer trimestre de 2019 y, a finales de 2021, el 52% de los flujos de mercancías se gestionaban con el nuevo sistema.

En marzo de 2022, se añadió un 23% más de categorías de productos, por lo que, en total, aproximadamente el 73% de los ingresos globales de Coop fluyen ahora a través de SAP S/4 HANA, de principio a fin. Esto incluye artículos de rápida rotación como frutas y verduras, leche y otros productos lácteos, en los que el control de la frescura, la corta vida útil y las fechas de caducidad son cruciales para una experiencia superior del cliente. Otros artículos como el café, los copos de maíz, el azúcar y las bebidas -con la gestión de los envases vacíos y las devoluciones- también han funcionado sin problemas a través de la nueva plataforma.

A finales de 2022, le seguirán el resto de categorías de productos, incluida la integración final a las plataformas de comercio electrónico y los artículos complejos, como la carne fresca con peso variable y origen totalmente trazable. 

La puesta en marcha general de la gestión logística del transporte en almacén para la entrada y salida de mercancías está prevista para el primer semestre de 2023. El piloto ya está en marcha para un almacén y pronto se extenderá a todos los almacenes, tanto los de propiedad de Coop como los gestionados por terceros.

2018

Inicio del proyecto

2019

Primera puesta en marcha

2021

Gestión del 52% de los flujos de mercancías en el nuevo sistema

March 2022

El 73% de la facturación total fluye a través de SAP S/4 HANA

By end of 2022

Integración de las restantes categorías de productos

2023

Introducción de la gestión logística del transporte en almacén para la entrada/salida de mercancías
Logística y cadena de suministro

Estandarización + individualización

Alto grado de estandarización para una rápida implantación de la nueva plataforma SAP

El éxito de la implementación fue posible porque KPS ya podía recurrir a varios escenarios empresariales y casos de uso de mejores prácticas del pasado para la industria minorista y de comestibles. Los consultores tuvieron que adaptarlos y ampliarlos para Coop.

Por tanto, el proyecto SAP no se desarrolló desde cero en un "papel en blanco", sino que se basó en procesos y aceleradores probados que formaban la base de una plataforma de comestibles. De este modo, KPS pudo conectar eficazmente un gran número de sistemas externos (123 sistemas informáticos en total) con los que la nueva plataforma intercambia datos y crear una verdadera plataforma integral. 

El equipo del proyecto se basó en un alto grado de estandarización, lo que permitió una implantación más rápida: aunque Coop tiene una estructura corporativa muy compleja y complicados flujos de mercancías que gestionar, el número de desarrollos especiales es notablemente bajo. La dirección del proyecto dio especial importancia a personalizar únicamente los módulos y procesos en los que la adaptación era inevitable. 

El objetivo era mantener un alto grado de estandarización para que las innovaciones y ampliaciones empresariales pudieran implementarse rápida y fácilmente en el futuro. Un entorno SAP lo más estandarizado posible también ayuda a importar rápidamente las actualizaciones de SAP. Esto se ha logrado con éxito a un nivel significativamente superior a la media de los proyectos SAP del mercado.  

Las últimas piezas de conversión y consolidación del sistema financiero y contable a la nueva plataforma SAP concluirán el proyecto global. Teniendo en cuenta el cierre del año, la transición financiera final está prevista para la primavera de 2023. 

1. End-to-End Plataforma

El proyecto SAP se basó en procesos y aceleradores de eficacia probada que constituían la base de una plataforma de comestibles. KPS pudo conectar eficazmente un gran número de sistemas externos (123 sistemas informáticos en total) con los que la nueva plataforma intercambia datos y crear una verdadera plataforma integral. 
End-to-end plataforma para la venta al por mayor

1. Alto grado de estandarización

El equipo del proyecto se basó en un alto grado de estandarización, lo que permitió una aplicación más rápida: aunque Coop tiene una estructura corporativa muy compleja y complicados flujos de mercancías que gestionar, el número de desarrollos especiales es notablemente bajo.
Alto nivel de estandarización con adaptaciones individuales

1. Máxima flexibilidad

El objetivo era mantener un alto grado de estandarización para que las innovaciones y ampliaciones empresariales pudieran implementarse rápida y fácilmente en el futuro. Un entorno SAP lo más estandarizado posible también ayuda a importar rápidamente las actualizaciones de SAP. 
Flexibility for innovations and extensions

1. End-to-End Plataforma

El proyecto SAP se basó en procesos y aceleradores de eficacia probada que constituían la base de una plataforma de comestibles. KPS pudo conectar eficazmente un gran número de sistemas externos (123 sistemas informáticos en total) con los que la nueva plataforma intercambia datos y crear una verdadera plataforma integral. 
End-to-end plataforma para la venta al por mayor

1. Alto grado de estandarización

El equipo del proyecto se basó en un alto grado de estandarización, lo que permitió una aplicación más rápida: aunque Coop tiene una estructura corporativa muy compleja y complicados flujos de mercancías que gestionar, el número de desarrollos especiales es notablemente bajo.
Alto nivel de estandarización con adaptaciones individuales

1. Máxima flexibilidad

El objetivo era mantener un alto grado de estandarización para que las innovaciones y ampliaciones empresariales pudieran implementarse rápida y fácilmente en el futuro. Un entorno SAP lo más estandarizado posible también ayuda a importar rápidamente las actualizaciones de SAP. 
Flexibility for innovations and extensions

Gestión del cambio

La reconversión de la infraestructura informática supone un reto para los empleados

La transformación completa de la infraestructura de TI es realmente un proyecto empresarial. Afrontar los cambios empresariales en las operaciones diarias de cada empleado puede ser un reto mental importante. La familia Coop sabe que casi todo va a cambiar y que habrá mucho que aprender. 

Gestión del cambio empresarial

Gestión del cambio

Los empleados se convirtieron en fans del nuevo sistema

Por lo tanto, un factor decisivo fue: ¿Cómo puede la empresa no sólo atraer al personal, sino hacer que se aficione al nuevo sistema y alcanzar finalmente nuevos niveles de excelencia operativa? Estaba claro que si la dirección externa mostraba unas vistosas diapositivas de PowerPoint, esto se encontraría con el rechazo y difícilmente tendría éxito. 

El nuevo sistema y la forma de trabajar se presentan en una demostración en vivo

Así pues, la idea era permitir, lo antes posible, que los miembros del equipo de Coop presentaran el nuevo sistema y la forma de trabajar en forma de demostración en vivo. Para ello, en las primeras fases del proyecto, se celebraron seis grandes eventos denominados "Structured Walk Through's" a los que Coop invitó a colegas y directores de tienda de toda la organización. Los actos se celebraron en grandes cines con hasta 400 participantes, lo que proporcionó la adhesión temprana de las partes interesadas y ofreció la oportunidad de intercambiar ideas con compañeros y colegas.

Y eso ha funcionado bien: Los empleados vieron que sus compañeros eran capaces de utilizar y explicar la solución y que sus directivos estaban comprometidos con el proyecto. Pudieron experimentar los principios y las ventajas de la nueva plataforma en un ensayo virtual "en vivo" y formular directamente preguntas que podían ser respondidas con el sistema. 

En proyectos anteriores -que fueron difíciles de implementar- se redujo el fuerte enfoque en la gestión del cambio empresarial. El hecho de que todos los empleados de Coop apoyen el cambio ha contribuido al éxito.
Freddie Sachmann Coop
Los empleados se convierten en fans del nuevo sistema

Resultado

Éxito en la aplicación, a pesar de la pandemia y la gran complejidad

Las condiciones marco para renovar completamente los sistemas informáticos más importantes de Coop no fueron fáciles. El proyecto es el mayor de este tipo que utiliza SAP S/4 HANA Retail en los países escandinavos hasta la fecha. Implica a cientos de tiendas y miles de proveedores, cada uno con diferentes sistemas informáticos. El cambio fue integral y tuvo lugar cuando la pandemia de Covid-19 desencadenó un auge de las compras y ejerció presión sobre las cadenas de suministro a nivel mundial. 

"Es aún más encomiable que estemos avanzando rápidamente con el cambio y se espera que controlemos las últimas categorías de productos con el sistema SAP a finales de 2022. Esto también es un mérito especial de KPS por sus amplios conocimientos sobre comercio minorista y SAP, y los escenarios comerciales establecidos constituyen una base sólida y estandarizada para las operaciones actuales y los futuros desarrollos en Coop. Estamos deseando aplicar las próximas ideas innovadoras", resume Jan Adolfsen, de Coop. 

Contacto

Imagen para la información de la introducción del artículo

Jørgen Klüwer, Business Development

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