Wie Sie SAP Concur erfolgreich in Ihrem Unternehmen einführen und das Beste daraus machen

Pannen bei der Implementierung

Die 4 größten Fehler und wie man sie vermeidet

SAP Concur Solutions

Wie Sie SAP Concur erfolgreich in Ihrem Unternehmen einführen und das Beste daraus machen

Digitale Transformation ist… zu warten, bis der Schuh drückt, um dann in Windeseile eine Software zu installieren, die über Nacht alle Probleme beseitigt. Leider wählen noch immer viele Unternehmen diese kaum erfolgsversprechende Lösung. Dabei gibt es viel unkompliziertere, effizientere und intelligentere Wege. Welche das sind, das wollen wir Ihnen in drei Blog-Artikeln näherbringen. Am Beispiel der Travel und Expense Management-Software SAP Concur und ihrer Integration in das Ökosystem eines Unternehmens werden wir zeigen, wie wirkungsvolle Digitalisierung tatsächlich funktioniert. 

Mehr Tempo bei der Digitalisierung: Die Gründe sind naheliegend

Im Jahr drei nach Beginn der Corona-Pandemie brauchen Unternehmen nicht lange nach Gründen für eine zügige Digitalisierung zu suchen.

Der volatile globale Wettbewerb, die digitale Lebenswirklichkeit der nachrückenden Generationen Y und Z, aber auch unerwartete gesellschaftliche Verwerfungen wie die pandemische Krise sind überzeugende Argumente, um aufs Tempo zu drücken und Transformationsprozesse entschlossen anzugehen. 

Digital transformation only works in an integrative way

Holistic solution

Digitaler Wandel funktioniert nur integrativ

Wie gut der digitale Wandel gelingt, hängt davon ab, wie tief er wirkt. Vereinzelte Software-Systeme, isoliert eingeführt, wo es am stärksten unter den Nägeln brennt, können technologische Defizite nicht zuverlässig ausgleichen – egal wie leistungsstark sie sind. Gefragt sind ganzheitliche Lösungen, die Strategien, Prozesse und Technologien integrativ verknüpfen und an individuelle Anforderungen anpassen. Dies gilt uneingeschränkt auch für den Einsatz der Travel und Expense Management-Software SAP Concur. Sie spielt ihre Stärken nur dort vollständig aus, wo sie fest in der Infrastruktur des Unternehmens verankert ist. 

Erfahrene Integrationspartner: Entscheidend für erfolgreiche Digitalisierung

Um ihre Stärken in vollem Umfang auszuspielen, müssen sich hochgradig flexible und leistungsstarke Lösungen wie SAP Concur optimal in die individuelle Einsatzumgebung integrieren. Wie gut die Integration gelingt, hängt vom strategischen und technologischen Know-how ab, das die Implementierung leitet. Je geringer die Expertise, desto höher die Fehlergefahr und das Risiko, trotz herausragender technischer Ausstattung die erhofften Performance-Ziele zu verfehlen. Um Stolperfallen zu vermeiden und ihre Digitalisierungspläne erfolgreich umzusetzen, sollten sich Unternehmen deshalb rechtzeitig das Wissen erfahrener Integrationspartner sichern.

Instant Guide

Häufige Fehlerquellen und wie man sie vermeidet

Unabhängig von Branche und Größe gleichen sich die Fehlerquellen, die Unternehmen auf ihrem Transformationsweg behindern. 

Wenn Sie nur Ihr CME-System aktualisieren, aber die alten Prozesse beibehalten, werden Sie die Stärken von SAP Concur nicht nutzen können. Wenn die Software jedoch richtig implementiert wird, kann sie umfassende Veränderungen und herausragende Effizienzgewinne für Ihr Unternehmen bringen.
Martin August Pedersen Head of SAP Concur Sales & Business Development KPS

Von Anfang an ganzheitlich denken

Wenn ein Digitalisierungsvorhaben lediglich enttäuschende Ergebnisse produziert, geht das in vielen Fällen auf eine halbherzige Implementierung und mangelhafte Integration zurück. Die Einsicht, dass ein System wie SAP Concur erst im Rahmen einer ganzheitlichen Transformation optimal wirken kann, reift auf der Grundlage von Wissen und Erfahrung – wichtige Ressourcen, die in der Projektplanungs- und Umsetzungsphase oft (noch) nicht vorhanden sind, aber von Anfang an über den Projektausgang entscheiden.

KPS ist ein starker Integrationspartner, der Unternehmen in allen Phasen der Digitalisierung kompetent begleitet, Know-how effizient transferiert und Probleme durch Wissenslücken rechtzeitig abwehrt. Dabei geht es um eine produktive Sensibilisierung, die es Unternehmen ermöglicht, den Transformationskontext optimal abzustecken, sodass Strategien, Prozesse, Handlungsmuster und Technologien reibungslos ineinandergreifen. 

SAP Concur solutions | KPS certified implementation partner | Processes Travel Management

Geld investieren, nicht ausgeben

Oft scheuen Unternehmen in Digitalisierungsprojekten den großen Wurf, weil sie den Aufwand an Zeit und Geld fürchten. Dabei sind es gerade die vermeintlich sparsamen Minimallösungen, die Lehrgeld verlangen, wenn sie ihren Aufgaben eher früher als später nicht mehr gewachsen sind. Notwendige Erweiterungen, Umbauten und Neustrukturierungen treiben Aufwand und Kosten dann erst recht in die Höhe. 

Digitalisierungsexperten von KPS haben keine Bedenken, ihre Kunden mit der ungeschönten Faktenlage zu konfrontieren. Schließlich geht es nicht darum, Sympathiepunkte zu sammeln. Vielmehr ist es das Ziel der KPS-Verantwortlichen, den bestmöglichen Fortschritt für das Unternehmen des Kunden zu erreichen. Und das kann nur gelingen, wenn eine realistische Ausgangsbasis gefunden wird. Sie ermöglicht es, bedarfsgerecht in eine zukunftssichere Infrastruktur zu investieren, die genau den spezifischen Anforderungen entspricht und eine verlässliche Basis für flexibles Wachstum bietet. Dies gilt umso mehr für international tätige Unternehmen mit einem heterogenen Umfeld, das eine große Anzahl von Mitarbeitern umfasst und unterschiedlichen gesetzlichen Anforderungen genügen muss.

SAP Concur Solutions | KPS ist zertifizierter Implementierungspartner

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Whitepaper: SAP Concur benefits people and processes

In diesem Whitepaper lernen Sie die Vorteile von SAP Concur kennen und erfahren, welche Fehler Sie vermeiden sollten. Es enthält Informationen über die wichtigsten funktionalen und anpassbaren Komponenten und wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann. 
SAP Concur benefits people and processes (EN)
KPS Initial Release

KPS Initial Release

Nicht zu viel Zeit verlieren

Dennoch nimmt dieser umfassende Prozess nur wenig Zeit in Anspruch, denn KPS verfügt durch viele internationale Projekte über ein hohes Maß an Erfahrung. Die vielen länderspezifischen Anforderungen sind bekannt, dokumentiert und sofort abrufbar. Die Initial-Release-Strategie von KPS ermöglicht es, die SAP Concur-Plattform zu 95 Prozent vorkonfiguriert an das Unternehmen auszuliefern. Da die technische Konfiguration des Systems nicht viel Zeit in Anspruch nimmt, bleibt umso mehr Zeit, die Nutzung des Systems auf Unternehmensseite zu schulen und alle integrativen Maßnahmen durchzuführen. Dank Initial Release von KPS kann auch ein international tätiges Unternehmen SAP Concur innerhalb kurzer Zeit weltweit ausrollen.

Mitarbeiter fördern, nicht nur fordern

Zweifel an der Akzeptanz der Mitarbeiter und Bedenken gegen vermeintlich langwierige Fortbildungsmaßnahmen zählen ebenfalls zu den Gründen, die Unternehmen von durchgreifenden Digitalisierungsmaßnahmen abhalten. Wie für alle Aspekte der Digitalisierung gilt jedoch auch hier: Es kommt auf die Art der Umsetzung an. Über die Motivation und Lernbereitschaft der Mitarbeiter entscheidet das Können der Projektverantwortlichen und ihr Geschick, alle Beteiligten auf dem Weg der Transformation mitzunehmen.

Mit umfangreichem Können und tiefgehender Erfahrung entwerfen Integrationsexperten von KPS geradlinige Transformationspfade, die für alle Mitarbeiter gangbar sind. Intensive, aber zeitlich überschaubare Workshops wirken nicht erschöpfend, sondern motivierend und bereiten alle Beteiligten schon im Vorfeld der Implementierung auf die kommenden Veränderungen vor. Die Lernanforderung verbindet sich mit der Einsicht in den positiven Effekt, sodass eine aufgeschlossene Haltung gegenüber dem Neuen entstehen kann.

4 Voraussetzungen für Ihren Erfolg

Was es vor der Digitalisierung zu bedenken gilt

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein Digitalisierungsprojekt mit SAP Concur planen, helfen Ihnen diese Prämissen einen erfolgreichen Transformationsweg einzuschlagen.

  1. Hinterfragen Sie vor der Einführung von SAP Concur die Verfahren und Prozesse, aber auch die Art der Kommunikation und Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen. Identifizieren Sie die Schwachpunkte in ihren täglichen Routinen und überprüfen Sie die Zukunftsfähigkeit der Abläufe, insbesondere im Hinblick auf sich veränderte Länder- und/oder Steuervorgaben.
  2. Machen Sie sich bewusst, dass nachhaltige Digitalisierungsprojekte mehr erfordern als die simple Installation einer Software. Richten Sie Ihre Pläne und Erwartungen vielmehr von Anfang an darauf aus, auch Prozessoptimierungen und strategische Anpassungen in die Transformation einzuschließen. Nur so können Sie den angestrebten Effizienzgewinn wirklich realisieren.
  3. Sichern Sie sich die Unterstützung eines erfahrenen Integrationspartners, der insbesondere über eine herausragende Prozesskompetenz verfügt und Sie zuverlässig in allen Phasen des Digitalisierungsprojekts begleiten kann.
  4. Lassen Sie sich im Vorfeld einen umfassenden Einblick in die Abläufe der Implementierungsphase geben. Und lassen Sie sich zeigen, welche Vorteile Ihnen die Integration von SAP Concur bietet.

Und zu guter Letzt: Stellen Sie KPS als Integrationspartner auf die Probe und lassen Sie sich von unseren kompetenten und erfahrenen Integrationsexperten auf den richtigen Transformationsweg führen.  

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