Welche Vorteile bietet die Digitalisierung der Rechnungsprüfung?

Wenn es um die Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens geht, ist die Umwandlung des manuellen Rechnungsmanagements in workflowbasierte, digitale Abläufe mit intelligenter Datenextraktion unausweichlich. Das KPS Instant Invoice Management wurde gezielt entwickelt, um den Digitalisierungsschritt zu erleichtern und eine schnelle, passgenaue Transformation zu ermöglichen.

Axel Beck, Experte für Invoice Management Solutions, Enterprise Content Management, und Document Capturing & Extraction bei KPS, hat uns im Interview erklärt, wie die Digitalisierungslösung funktioniert, welche Vorteile sie bietet und welche Unternehmen von ihrem Einsatz profitieren.

Lesen Sie hier einen Ausschnitt des Interviews – das vollständige Interview bieten wir Ihnen zum Download an:

Herr Beck, lassen Sie uns direkt zum Punkt kommen: Können Sie den Begriff „Instant Invoice Management“ einleitend kurz definieren?

A. Beck: "Das KPS Instant Invoice Management ist eine vollumfassende auf das Thema Rechnungsprüfung fokussierte Lösung. Beginnend mit dem Rechnungseingang deckt sie den kompletten Rechnungsprüfungsprozess ab. Dazu gehört die revisionssichere Archivierung ebenso wie die Rechnungsdatenerkennung mithilfe intelligenter Komponenten, die workflowgestützte Rechnungsprüfung für Rechnungen mit und ohne Bestellbezug sowie die Verbuchung innerhalb der Finanzbuchhaltung."

Was leistet Instant Invoice Management?

A. Beck: "Das Instant Invoice Management stellt dem CFO einen volldigitalisierten und -automatisierten Rechnungsprüfungsprozess bereit. Er bildet die Grundlage für effiziente und zeitoptimierte Prozesse. Dadurch ist eine zeitnahe Nutzung der Zahlungsziele sichergestellt. Der positive Effekt ist eine deutliche Zeit- und Kostenersparnis. Ein weiterer wichtiger Punkt: Prozesskontrolle- und Transparenz tragen wesentlich zur Einhaltung bestehender Compliance-Richtlinien bei. Außerdem bilden vorgefertigte Reporte die Grundlage für die Auswertung aller relevanten KPIs. So ist die stetige Optimierung des Rechnungsprüfungsprozesses und damit eine weitere Kostenreduktion möglich."

KPS Instant Invoice Management spricht also direkt den CFO an?

A. Beck: "KPS Instant Invoice Management ist Bestandteil der CFO-Agenda 2025. Die CFO-Agenda bietet vorgefertigte, vordefinierte und auf Best-Practices basierende Inhalte, sprich Assets, die auf die Anforderungen und Tätigkeiten des modernen CFO zugeschnitten sind."

Wie profitiert der CFO?

A. Beck: "Er erhält wirkungsvolle Unterstützung, um seine Ziele effizient zu verfolgen und erfolgreich umzusetzen. Der Gewinn: eine optimierte Kostenkontrolle, gesundes Wachstum und Nachhaltigkeit."

Wie funktioniert das?

A. Beck: "Die Assets der CFO-Agenda 2025 erweitern Baustein für Baustein die Optimierungsmöglichkeiten im Finance-Umfeld. Dadurch erhalten der CFO und sein Team themenspezifische Unterstützung bei der Umsetzung der Finanztransformation. Die Assets bilden den Rahmen für eine erfolgreiche Transformation, die sich einerseits auf konzeptionelle Inhalte wie die Instant Digital Roadmap und das KPS S/4 Hana-Pre-Assessment stützt. Andererseits gehören technologische Module mit Schnittstellen und Funktionskomponenten zur Agenda, wie z.B. Instant Tax Management, Instant Interface oder Instant Cashflow Accounting."

Wie integriert sich die CFO-Agenda mit ihren optimal aufeinander abgestimmten Assets in das Gesamtökosystem der KPS Transformationslösungen?

A. Beck: "Die Assets der CFO-Agenda integrieren sich in die KPS Instant Plattform. Auf Basis des Plattformkonzepts liefert KPS eine maßgeschneiderte Lösung, die als digitaler Kern des Unternehmens dient. Der Prozess der Digitalisierung wird dabei von der KPS Instant Transformation Methodik geleitet. Das Verfahren garantiert höchste Transformationssicherheit auf einer voll funktionsfähigen ERP-Plattform innerhalb von nur wenigen Wochen."

Wenn wir von der KPS Instant Plattform, dem KPS Instant Invoice Management und der KPS Instant Transformation Methodik sprechen, erkennen wir die dominante Rolle des Begriffs „Instant“. Was steckt dahinter?

A. Beck: "Der Begriff hat sowohl eine qualitative als auch eine zeitliche Dimension: Der Kunde erhält entsprechend seinen Anforderungen ein fertig zugeschnittenes Produkt, welches auf Best-Practice-erprobten, zukunftssicheren Prozessen sowie Assets basiert und innerhalb kürzester Zeit eingesetzt werden kann."

Wenn die KPS Instant Plattform anhand von Best-Practice-erprobten Prozessen und Assets aufgebaut wird, können Sie dann sicherstellen, dass sich die Lösung optimal an die Anforderungen des Kunden anpasst?

A. Beck: "Die ausgelieferte Plattform wird ausgehend von den kundenspezifischen Anforderungen im nächsten Schritt gezielt ausgebaut und spezialisiert. Durch die Erweiterung marktgängiger Standardprozesse um kundenspezifische Merkmale entsteht ein individuelles Profil, das sich von den Marktbegleitern abhebt – der Schlüssel zu mehr Reichweite und deutlichen Wettbewerbsvorteilen."

Wie würden Sie die Vorteile für den Kunden zusammenfassen?

A. Beck: "Der KPS-Ansatz vereint Standardisierung mit Individualisierung. Somit bietet die Lösung dem Kunden sowohl die Sicherheit einer zügigen Produkteinführung als auch den Vorzug einer maßgeschneiderten Funktionalität."

Können Sie das Vorgehen in Bezug auf das KPS Instant Invoice Management noch etwas konkretisieren?

A. Beck: "Im Rahmen des KPS Instant Invoice Managements wird eine vollständige workflowbasierte Lösung bereitgestellt, die vorgefertigte Prüfungsprozesse mit zugehörigen Rollen und Benutzeroberflächen bietet, wie sie sich bei unzähligen Kunden bereits bewährt haben. Somit steht eine zuverlässige und praxiserprobte Basis zur Verfügung, die sowohl vorgelagerte Prozesse wie z. B. die Digitalisierung und intelligente Extraktion der Rechnungsdaten als auch Sonderprozesse wie die automatische Wareneingangsabrechnung oder die Frachtkostenabrechnung aus dem SAP-Transport-Management umfasst. Der modulare Aufbau und nicht zuletzt die verfügbaren vorgefertigten Assets ermöglichen die schnelle Anpassung dieser Lösung an kundenindividuelle Anforderungen. Die dem Prüfungsprozess zugrundliegende Aufbauorganisation, Freigabehierarchien oder Genehmigungslimits gehören zu den Eigenschaften, die kundenspezifisch angepasst werden, sodass ein maßgeschneidertes Produkt in kürzester Zeit bereitgestellt und in Betrieb genommen werden kann." 

Für welche Unternehmen eignet sich eine Transformation mit KPS Instant Invoice Management?

A. Beck: "KPS Instant Invoice Management eignet sich für alle Unternehmen, die vollständige Kontrolle und Transparenz über ihre Rechnungsprüfungsprozesse erhalten und nicht länger durch überhöhte Durchlaufzeiten und undurchsichtige Prozesswege Zeit und somit Geld verlieren wollen. Hierbei zeichnet sich die Lösung insbesondere durch eine vollständige Integration in alle gängigen Eingangskanäle wie EDI, Maileingang oder der Verarbeitung nicht digitalisierter Rechnungen mit zugehöriger Rechnungserkennung aus. Die zentrale Oberfläche zur Bearbeitung aller im Unternehmen befindlichen Rechnungen unabhängig vom Eingangskanal, Rechnungsart oder Bearbeitungsstatus ist ein weiterer Vorteil für die Anwender. Die Implementierung der Rechnungsprüfungsprozesse mit KPS Instant Invoice Management ist dabei sowohl für Kunden geeignet, die bereits Rechnungen im SAP-Standard verarbeiten als auch für Kunden, die eine Rechnungsprüfung in SAP vollständig neu einführen."

Vielen Dank für die ausführlichen Informationen, Herr Beck!

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