Beschleunigte Implementierung von SAP EWM durch Templates

SAP-Systemtemplates sind vorgedachte, vorgefertigte und standardisierte Konfigurationen von SAP-Systemen, die eine schnelle und effiziente Implementierung ermöglichen. Sie sind eine strukturierte, wiederverwendbare Grundlage für die Implementierung, die sich an Industry Best Practices orientieren. und stellen sicher, dass die Geschäftsprozesse – in diesem Fall die Lagerlogistikprozesse – eines Unternehmens konsistent und standardisiert umgesetzt werden. Die Templates sorgen dafür, dass alle Standorte oder Abteilungen nach denselben Prinzipien arbeiten und nicht jeder seine eigene Lösung entwickelt.

Es existieren verschiedene Arten von Templates, die unterschiedliche Ansätze zur Integration und Anpassung von SAP-Lösungen bieten. Diese reichen von global standardisierten Templates bis hin zu spezifischen Varianten, die an lokale Gegebenheiten oder bestimmte Geschäftsbereiche angepasst werden. Die Wahl der am besten fürs Unternehmen geeignete Template-Methodik ist entscheidend, um die Prozesslandschaft so genau wie möglich abzubilden und dadurch eine maximale Kostenersparnis zu erreichen. Bei der Auswahl des SAP Systemtemplates sollte man darauf achten, dass das Template so viel Standardisierung bietet, wie möglich, aber genügend Raum für individuelle Anpassungen lässt. 

Ein Template-Ansatz ist besonders vorteilhaft, wenn SAP EWM in mehreren Lagern implementiert werden soll. Bereits bei der Einführung des ersten Lagers werden Prozesse und Strukturen geschaffen, die für zukünftige Standorte wiederverwendet werden können. Dies führt langfristig zu erheblichen Kosten- und Zeitersparnissen.

Zentrale Kostenvorteile eines Templates: 

1.      Wiederverwendbare Strukturen: Nach der ersten Implementierung entfallen aufwendige Design-, Test- und Abnahmephasen für weitere Standorte. Ein Template funktioniert wie eine standardisierte Softwarelösung, die lediglich lokal angepasst werden muss und auch nur in diesem Rahmen validiert werden muss. Dies spart nicht nur Ressourcen, sondern sorgt auch für eine gleichbleibend hohe Qualität bei den Rollouts.

2.      Schnellere Implementierungszeiten: Durch die Wiederverwendung vordefinierter Prozesse reduziert sich der Zeitaufwand pro Standort erheblich, was die Einführung neuer Lagerstandorte planbarer macht und den Personalaufwand senkt. Nach zwei oder drei Zyklen der Implementierungen ist es in vielen Fällen sogar möglich, mehrere Läger parallel einzuführen, was die Rollout-Zeit weiter reduziert.

3.      Standardisierung und Harmonisierung: Unternehmen können zentrale Leitlinien und Best Practices effizient umsetzen, was die Systemlandschaft stabilisiert und den Betrieb vereinfacht.

Ein Template-Ansatz entfaltet seine Vorteile vor allem dann, wenn mehrere Standorte implementiert werden sollen. Je homogener die Prozesse und je größer die Anzahl der Standorte, desto höher ist der Nutzen. Schon nach wenigen Rollouts amortisiert sich die anfängliche Investition, und die langfristigen Einsparungen übersteigen die Anfangskosten. Unternehmen, die sich für diesen Ansatz entscheiden, profitieren von einer skalierbaren, zukunftssicheren Lösung.

Für Unternehmen, die nur ein oder zwei Standorte planen, könnte ein Template-Ansatz weniger geeignet sein, da der initiale Aufwand sich in solchen Fällen oft nicht vollständig rechnet. Bei größeren Rollout-Projekten hingegen bietet die Strategie einen deutlichen Vorteil, da Ressourcen effizient genutzt werden und Implementierungen schneller abgeschlossen sind.

Die Entscheidung zur Nutzung von Templates hängt also von der Anzahl der Standorte, der Komplexität der Prozesse und der geplanten Skalierung ab.

Das Core Template Design stellt eine standardisierte Version des SAP-Systems dar, die die globalen Geschäftsprozesse und Anforderungen eines Unternehmens abbildet. Dieses Template bildet die Grundlage für die Einführung von SAP-EWM und wird im gesamten Unternehmen verwendet.

Vorteile des Core Template Designs:

• Standardisierung: Ein zentrales Template ermöglicht es, Geschäftsprozesse weltweit zu harmonisieren, was zu einer höheren Effizienz und Konsistenz führt.
• Schnellere Implementierung: Da die Grundkonfiguration bereits definiert ist, erfolgt die Implementierung zügiger.
• Kostenersparnis: Standardisierte Prozesse verringern den Aufwand für individuelle Anpassungen und senken somit die Implementierungskosten.
• Globale Integration: Das Core Template erleichtert die konsistente Integration von SAP in verschiedenen Ländern oder Regionen, was besonders für global tätige Unternehmen von Vorteil ist.

Beispiel: In stark regulierten Geschäftsfeldern wie im Pharma-Bereich bei der Medikamentenaufbewahrung gibt es zahlreiche gesetzliche Vorschriften, sodass Prozesse immer vereinheitlicht sein müssen. In diesem Fall kann ein Core Template die beste Grundlage sein, um die Replikation von Lägern zu ermöglichen und einheitliche Prozesse national und international zu implementieren.

Geeignet für: Unternehmen, die eine hohe Standardisierung und zentrale Steuerung ihrer SAP-Systeme anstreben, insbesondere in großen internationalen Konzernen mit global operierenden Geschäftsprozessen.

Das "Core & Local Templates"-Design erweitert das Core Template um lokale Anpassungen, die auf die spezifischen Anforderungen einzelner Regionen oder Geschäftsbereiche zugeschnitten sind, ohne die globale Konsistenz zu beeinträchtigen.

Vorteile des Core & Local Variants Designs:

• ·Balance zwischen Standardisierung und Flexibilität: Das Core Template bietet eine einheitliche Basis, während lokale Varianten spezifische Anforderungen berücksichtigen.
• ·Erfüllung lokaler Anforderungen: Anpassungen an lokale gesetzliche, steuerliche oder kulturelle Gegebenheiten gewährleisten die Einhaltung regionaler Vorschriften.
• ·Erhöhte Akzeptanz: Lokale Anpassungen fördern die Akzeptanz des Systems bei den Mitarbeitern, da es ihren individuellen Bedürfnissen besser entspricht.

Beispiel: Das Core Template enthält alle zentralen Wareneingangs- und Warenausgangsprozesse, die für den internationalen Einsatz benötigt werden. Bei der ersten Implementierung des Core Templates in Großbritannien wird eine lokale Variante hinzugefügt, die spezifisch den Zollprozess abdeckt. Dafür wird SAP GTS integriert, um sowohl den Wareneingang als auch den Warenausgang zollkonform zu gestalten.

Diese lokale Variante ergänzt das Core Template und erweitert es um eine Zollintegration. Der Vorteil: Diese Erweiterung ist nicht nur auf Großbritannien beschränkt, sondern kann später flexibel in anderen Ländern oder Prozessen genutzt werden, die zollrelevant sind. Dadurch wird eine wiederverwendbare, standardisierte Lösung geschaffen, die internationale Anforderungen effizient abdeckt.

Geeignet für: Unternehmen, die global standardisierte Prozesse wünschen, jedoch die Flexibilität benötigen, regionale oder lokale Anforderungen zu integrieren.

Das Modular Design unterteilt SAP in einzelne Module, die je nach Bedarf implementiert oder angepasst werden können. Diese Struktur ermöglicht eine hohe Anpassungsfähigkeit, da jedes Modul unabhängig voneinander konfiguriert wird.

Vorteile des Modular Designs:

• Flexibilität: Unternehmen können nur die Module integrieren, die ihren spezifischen Anforderungen entsprechen, und so die Komplexität reduzieren.
• Skalierbarkeit: Neue Module lassen sich bei Bedarf problemlos hinzufügen, was eine Anpassung an wachsende oder sich ändernde Geschäftsanforderungen ermöglicht.
• Fokussierung auf den Kern: Unternehmen können sich auf die wesentlichen Funktionen konzentrieren und vermeiden unnötige Komplexität durch ungenutzte Module.

Beispiel: Ein Unternehmen, welches seine Produkte diversifiziert und neue Produktkategorien aufnimmt, kann von der modularen Strategie profitieren, indem es Warenhäuser modular für die jeweils gelagerten Produkttypen aufsetzt. Werden zum Beispiel neben Baustoffen auch Baumaschinen eingelagert, so kann man für den jeweiligen Produkttyp ein eigenes modulares Template erschaffen. Damit können An- und Auslieferungen angepasst, Dienstleistungsoptionen freigeschaltet und interne Lagerprozesse ermöglicht werden.

Geeignet für: Unternehmen, die ein hohes Maß an Flexibilität benötigen und ihre SAP-Landschaft schrittweise erweitern oder anpassen möchten.

Site-Specific Templates passen SAP-Systeme individuell an die Anforderungen eines einzelnen Standorts oder einer Niederlassung an. Jede Installation erhält eine maßgeschneiderte Konfiguration, die optimal auf die lokalen Geschäftsprozesse abgestimmt ist.

Vorteile von Site-Specific Templates:

• Maximale Anpassung: Jedes System wird exakt an die spezifischen Anforderungen eines Standorts oder einer Abteilung angepasst.
• Optimierung der lokalen Geschäftsprozesse: Das System ist so konzipiert, dass es lokale Herausforderungen adressiert und die Effizienz vor Ort erhöht.
• Erhöhte Benutzerakzeptanz: Durch die genaue Abstimmung auf die lokalen Gegebenheiten ist die Wahrscheinlichkeit einer schnellen Akzeptanz durch die Mitarbeiter höher.

Beispiel: Ein Unternehmen, das in verschiedenen Ländern tätig ist und in jedem Land unterschiedliche regulatorische Anforderungen und Geschäftsprozesse hat, kann für jeden Standort ein Site-Specific Template implementieren, um den spezifischen Bedürfnissen gerecht zu werden.

Geeignet für: Unternehmen mit dezentraler Struktur oder solchen, die sehr unterschiedliche Anforderungen an den jeweiligen Standorten haben.

Das Hybrid Design kombiniert mehrere der oben genannten Template-Ansätze und schafft eine Lösung, die sowohl zentrale als auch dezentrale Elemente umfasst. Ein mögliches Beispiel ist ein Unternehmen, das ein globales Core Template für seine zentralen Prozesse nutzt und ergänzend spezifische Anpassungen für bestimmte Geschäftsbereiche oder Regionen vornimmt.

Vorteile des Hybrid Designs:

• Kombination von Flexibilität und Standardisierung: Unternehmen können die Vorteile der Standardisierung mit denen der Anpassung verbinden, sodass sowohl globale als auch lokale Anforderungen berücksichtigt werden.
• Optimierte Kostenstruktur: Der Hybrid-Ansatz reduziert Kosten, da er sowohl Standardisierung als auch maßgeschneiderte Anpassungen umfasst.
• Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit: Unternehmen können das System leicht an veränderte Marktbedingungen oder Geschäftsanforderungen anpassen.

Beispiel: Unternehmen, welche in unterschiedlichen Geschäftsfeldern operieren, können diese beiden Geschäftsfelder mit einem hybriden Ansatz abbilden. So kann zum Beispiel die Komplexität in einem Geschäftsfeld modular umgesetzt werden, um mögliche Flexibilität zu geben, während im anderen Geschäftsfeld ein Core Template für die benötigte Flexibilität ausreicht.

Geeignet für: Unternehmen mit einer komplexen internationalen Struktur, die sowohl zentrale Steuerung als auch lokale Flexibilität benötigen.

Dos – Best Practices für eine erfolgreiche SAP EWM Implementierung

1.      Frühzeitige Einbindung aller relevanten Stakeholder

Eine enge Zusammenarbeit zwischen IT und Fachabteilungen sorgt für eine passgenaue Template-Definition. Stakeholder-Input von Anfang an ist kritisch für die Erstellung eines Templates, denn es muss zu den strategischen und operationellen Zielen des Unternehmens passen.

2.      Standardisierung priorisieren

Eine möglichst einheitliche Gestaltung der Prozesse reduziert den Anpassungsaufwand und erleichtert die Skalierbarkeit. Wichtig ist es, die lokalen Bedürfnisse auf ein Minimum zu reduzieren. Gesetzliche und regulatorische Anforderungen müssen jedoch berücksichtigt werden, da sie sich nicht minimieren lassen.  

3.      Etablierung eines Entscheidungsgremiums

Ein Governance-Team sollte frühzeitig eingerichtet werden, um das Template von der Definition bis zur Wartung zu steuern, die Prozesse festzulegen und sicherzustellen, dass beides unternehmensweit konsistent bleibt.

4.      Skalierbarkeit von Anfang an berücksichtigen

Das Template muss zukünftiges Wachstum und Erweiterungen antizipieren. Ein unflexibles Design kann die Skalierung behindern und spätere Anpassungen unnötig teuer und aufwendig machen.

5.      Sorgfältige Dokumentation

Es ist eigentlich eine Selbstverständlichkeit und doch wird es oft vergessen oder unterschätzt: Eine detaillierte, gut strukturierte Dokumentation ist essenziell, um das Template langfristig nutzbar zu machen. Sie dient nicht nur als Archiv, sondern auch als wertvolle Referenz für Rollouts und Optimierungen.

6.      Testen, testen, testen

Neben klassischen Funktionstests sollte das Template mit „Day in the Life“-Szenarien getestet werden. Dabei sind nicht nur Standardprozesse (Forward Path), sondern auch Ausnahmefälle zu berücksichtigen, da oft hier die größten Fehlerquellen liegen.

7.      Kontinuierliche Überwachung, Analyse und Optimierung

Nach dem Rollout ist das Template kein statisches Produkt, sondern muss kontinuierlich überwacht und optimiert werden. Prozessverbesserungen und neue Funktionen sollten regelmäßig integriert werden, um die Akzeptanz und Effizienz zu steigern.