Standard-Software einsetzen oder selbst entwickeln?
Vor dieser grundlegenden Entscheidung stehen alle Firmen, die eine neue Business-Lösung einführen möchten, sei es ein ERP-, ein CRM- oder auch ein BI-System. Die Befürworter der individualisierten Alternative führen häufig das Argument ins Feld, dass sich mit einer reinen Standard-Software die spezifischen Prozesse und Anforderungen in der Organisation nicht eins zu eins abbilden ließen. Dies beträfe vor allem auch Unternehmen, die ein hochspezialisiertes Produkt- oder Service-Portfolio am Markt anbieten. Die Standard-Software sei zu starr und unflexibel, der Aufwand und die Kosten für individuelle Anpassungen in vielen Fällen zu hoch, so die Bedenken und Kritikpunkte mancher Anwender.
Diese Maxime führte folglich zu Eigenentwicklungen und einem hohen Individualisierungsgrad beim Einsatz von Business-Software.
Unternehmen sehen sich dadurch jedoch mit einigen Herausforderungen und Risiken konfrontiert: So können sie beispielsweise nicht mehr flexibel auf veränderte Marktanforderungen reagieren, wenn die Software erstmal individuell an bestimmte interne Prozesse angepasst ist. Häufig sind es dann die Kunden, die das Unternehmen zurück zur Standard-Software drängen.
Gerade die Corona-Pandemie hat gezeigt, wie rasch sich die Bedürfnisse des Marktes verändern können. Einzelhändler etwa mussten in der Lage sein, in kürzester Zeit E-Commerce-Prozesse zu implementieren. Andere Firmen mussten komplett neue Businessmodelle umsetzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Unternehmen, die auf Standardsoftware setzen, konnten in dieser Situation schneller reagieren.
Zu stark individualisierte Software erschwert Innovation
In hoch individualisierte Standard-Lösungen lassen sich Hersteller-Updates oft nicht mehr problemlos einspielen. Vielmehr müssen sie individuell unter die Lupe genommen und teilweise nachgebaut werden. Dies behindert Unternehmen de facto bei der Veränderung und Skalierung ihrer Geschäftsprozesse und Innovationen finden nur schwer Einzug ins eigene System.
Dazu kommt: Häufig liegen kundenindividuelle Anpassungen schon viele Jahre zurück. Möglicherweise ist bei den Anwenderunternehmen bereits ein Generationswechsel eingetreten. Entwickler, die beim Customizing mitgewirkt haben, sind mittlerweile im Ruhestand oder haben das Unternehmen verlassen. Dadurch geht wertvolles Fachwissen verloren, das für den reibungslosen Betrieb benötigt wird. Beim Einsatz von Standard-Software hingegen kommt dieser Know-how-Verlust kaum zum Tragen.
Darüber hinaus unterliegen die Spezifika von Software-Lösungen wie etwa der Programmier-Code oder die Benutzer-Oberfläche einem rasanten Wandel. Und auch das Betriebsmodell verändert sich und verschiebt sich zunehmend von On Premise in die Cloud.
Insbesondere auch bei größeren, international agierenden Unternehmen können sich durch einen zu hohen Individualisierungsgrad Probleme ergeben: Wird beispielsweise im Rahmen einer Expansionsstrategie das Portfolio erweitert und eine neue Firma hinzugekauft, müssen verschiedene Software-Lösungen harmonisiert werden. Je mehr diese standardisiert sind, desto einfacher kann die Angleichung nicht nur bezüglich der Systeme, sondern vor allem auch prozessseitig gelingen. Das geht einher mit weniger Manpower und geringeren Kosten, die für den Prozess aufgewendet werden müssen und einer weit schnelleren und erfolgreicheren Integration von neuen Geschäftseinheiten.
Standard-Software gezielt individualisieren
Aufgrund dieser Herausforderungen gewinnt der Einsatz von Standard-Software seit einigen Jahren wieder zunehmend an Bedeutung. Unternehmen nutzen dadurch auch die Best Practices der darunter liegenden Standardprozesse und hier ist ein klarer Trend erkennbar: Um flexibel auf die Anforderungen des Marktes reagieren zu können, nutzen Firmen zwar vermehrt Standardlösungen und bauen ihre Prozesse auf dieser Basis auf - beispielsweise gibt es für Workflows wie Lagerverwaltung, Buchhaltung, Auftragsmanagement oder Fakturierung sehr gute Standards, die sich nutzen lassen – die Software-Systeme werden jedoch ganz gezielt individualisiert – allerdings nur dort, wo es wirklich Sinn macht, echte Wertschöpfung und einen greifbaren USP generiert. Das Unternehmen ist dadurch in der Lage, Standardsoftware zu nutzen und sich dennoch trennscharf vom Wettbewerb abzugrenzen.
Standardprozesse zu 80 Prozent sofort abrufbar
KPS hat auf die veränderten Anforderungen des Marktes reagiert und eine Möglichkeit geschaffen, in kurzer Zeit standardisierte IT-Systeme einzuführen, die sich punktgenau individualisieren lassen. Die modular aufgebaute SAP S/4HANA Plattform – genannt KPS Instant Platform – sind 80 Prozent der Prozesse im Standard implementiert, in einer umfangreichen Use Case Bibliothek visualisiert und voll dokumentiert. Unternehmen fangen also nicht wieder bei null an, sondern bei 80 Prozent. Auch erlaubt dieser Jumpstart es, die Fachabteilungen bereits zu Beginn mit den neuen end-to-end Prozessen abzuholen – und zwar hands-on, direkt im System. Darauf lassen sich gezielt und flexibel kundenspezifische Individualisierungen aufsetzen.
Dieses Konzept bietet nicht nur eine fundierte, standardisierte Prozess- und System-Basis. Es ermöglicht gleichzeitig ein individuelles Setup, das präzise auf die jeweiligen Anforderungen und spezialisierten Kompetenzen der Anwenderunternehmen zugeschnitten wird. Diese profitieren im Ergebnis von deutlich mehr Geschwindigkeit, Effizienz und Flexibilität.
