Grundfos

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Optimiertes Geschäftsreisemanagement mit SAP Concur

Case Study

KPS unterstützt mit umfassenden Beratungsleistungen bei Implementierung und Betrieb

2019 entschied sich der weltweit tätige dänische Pumpenhersteller Grundfos dazu, die Prozesse rund um Spesen und Reisekostenabrechnungen effizienter zu gestalten. Mit 70 Millionen Euro Reisekosten in 2019 benötigte Grundfos eine robuste integrierte Lösung, die mehrere Optionen für Einsparung und Prozessoptimierung bietet. Nach einem sorgfältigen Auswahlverfahren entschied sich Grundfos für die Implementierung von SAP® Concur®. KPS unterstützte die Implementierung mit umfassender Beratungsexpertise. Im Ergebnis profitiert Grundfos von einem End-to-End-Paket aus Projektmanagement, Konfiguration, Integration und begleitenden Support-Services nach der Implementierung. 

Grundfos Denmark

Grundfos

Grundfos hat sich als führender Hersteller von Pumpen international einen Namen gemacht. Zu den wichtigsten Produktgruppen des Unternehmens zählen Umwälzpumpen, Tauchpumpen und Verdrängerpumpen. In diesen Segmenten hat Grundfos weltweit einen Marktanteil von 50 Prozent. Zum Produktportfolio gehören darüber hinaus Elektromotoren und elektronische Steuerungssysteme für Pumpen. Das 1945 in Dänemark gegründete Familienunternehmen produziert rund 16 Millionen Pumpen pro Jahr und stellt seine Produkte und Dienstleistungen in mehr als 50 Ländern zur Verfügung. Weltweit sind in dem Konzern rund 19.000 Mitarbeiter tätig.

Ausgangssituation

Internationale Ausrichtung: Vertriebsmitarbeiter reisen zu Kunden und Geschäftspartnern in der ganzen Welt

Aufgrund der internationalen Ausrichtung beschäftigt Grundfos zahlreiche Außendienstmitarbeiter, die zu Kunden und Geschäftspartnern in aller Welt reisen. Daher muss das Unternehmen eine hohe Anzahl von Reisebuchungen, Spesenabrechnungen und sonstigen Belegen bewältigen. Um die Prozesse rund um das Geschäftsreisemanagement zu optimieren und die Mitarbeiter entsprechend zu entlasten, entschied sich der Pumpenhersteller für einen weltweiten Einsatz von SAP Concur. 

SAP Concur-Lösung integriert alle Daten in einem einzigen System

Partner KPS

SAP Concur-Lösung integriert alle Daten in einem einzigen System

Die Lösung integriert alle Daten rund um die Reisekostenabrechnung in einem einzigen System und ist für den Zugriff über mobile Endgeräte optimiert. So lassen sich Spesen und sonstige Ausgaben während der Geschäftsreise komfortabel und durchgängig verwalten. Zudem ermöglicht die Lösung vielfältige Auswertungen sowie realistische Prognosen und sorgt für die Einhaltung von Compliance-Richtlinien.
Ausschlaggebend für uns war nicht nur das technische Know-how von KPS in Bezug auf SAP Concur, sondern auch der Ansatz von KPS bei der Projektsteuerung und dem Änderungsmanagement.
Claus Leth Christensen IT Director Grundfos

Benefits

KPS verwendet bewährte agile Methodik und Best-Practice-Geschäftsprozesse

Wertvolle Unterstützung bei der Implementierung von SAP Concur erhielt Grundfos von der KPS AG. „Ausschlaggebend für uns war nicht nur die technische Expertise von KPS im Bereich SAP Concur, sondern auch ihre Fähigkeiten zur Projektsteuerung sowie ihr Konzept für das Change-Management. Hier kann das Unternehmen auf einen langjährigen Erfahrungsschatz aus zahlreichen Kundenprojekten zurückgreifen“, bestätigt Claus Leth Christensen, IT Director bei Grundfos. 

Dabei kombinierte KPS seine umfassenden Consulting-Skills mit tiefgehendem SAP-Know-how und bot mit KPS Instant Transformation® einen einzigartigen Ansatz. Dieser nutzt eine bewährte agile Methodik und eine umfassende Auswahl aus Best-Practice-Geschäftsprozessen, sodass Grundfos die Komplexität und Risiken des Projekts erheblich reduzieren und die Lieferzeit beschleunigen konnte. 

1. die Komplexität des Projekts zu reduzieren

SAP Concur worldwide

1. Risiken vermindern

SAP Concur worldwide

1. Beschleunigung der Lieferfrist

SAp Concur worldwide

1. die Komplexität des Projekts zu reduzieren

SAP Concur worldwide

1. Risiken vermindern

SAP Concur worldwide

1. Beschleunigung der Lieferfrist

SAp Concur worldwide
Globales Projekt für 60 Länder

Projektfortschritt

Globales Projekt für 60 Länder

Allerdings sahen sich die Beteiligten während der Implementierung mit bedeutenden Herausforderungen konfrontiert: Kaum war das Projekt angelaufen, begann der Ausbruch der COVID 19-Pandemie, die eine längere SAP-Sperrfrist mit sich brachte. Der Bedarf an effizienten, zuverlässigen und automatisierten Prozessen rund um Spesen und Reisekosten bestand schon vor Covid-19, doch die Pandemie hat die Dringlichkeit, die Prozesse zu digitalisieren, noch weiter erhöht. 

Grundfos und KPS haben sich dieser Herausforderung gestellt, eine globale Lösung entwickelt und sie in zahlreichen Ländern erfolgreich zum Einsatz gebracht. Dazu zählen Dänemark, das Vereinigte Königreich, Irland, die USA, Kanada, Polen, Taiwan, Hongkong, Frankreich, Italien, Portugal, Spanien, Australien, Neuseeland, die Philippinen, Singapur, Belgien, die Niederlande, Finnland, Ungarn, Südkorea, Malaysia und Thailand. Zukünftig soll SAP Concur in allen Ländern eingeführt werden, in denen die Lösung verfügbar ist. 
SAP Concur worldwide

Dienstleistungen nach der Implementierung

Wertvolle Serviceunterstützung auch nach der Implementierung

KPS begleitete Grundfos während der Implementierung und während des laufenden Betriebs mit einem umfassenden Paket von Beschleunigern, den sogenannten KPS Post-Implementation-Services. Aufgrund der in der Implementierungsphase aufgebauten, guten Beziehungen konnten die KPS-Berater im Nachhinein mit durchdachten Business Management Services wertvolle Unterstützung bieten. 

Denn manchmal verlassen interne Spezialisten das Unternehmen, was bei Grundfos zu einem Engpass an personellen Ressourcen führt. KPS schließt diese Lücke erfolgreich mit erfahrenen Senior Consultants, die Grundfos und das Projekt bereits aus der Implementierungsphase bestens kennen.

 Der Support Service von KPS ist rund um die Uhr verfügbar und beinhaltet SAP Concur-Schulungen, die Zusammenfassung und Individualisierung der monatlichen Release Notes, Governance und vieles mehr – passend zu den Bedürfnissen von Grundfos. So profitiert das Unternehmen mit KPS von einem zentralen Ansprechpartner, der in allen Betriebsphasen wertvolle Unterstützung leisten kann.  

„Die KPS-Experten verfügen über ein ausgewiesenes Prozessverständnis und ein fundiertes betriebswirtschaftliches Wissen, das auch die unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Länder umfasst. So konnten wir die Implementierung von SAP Concur in Zusammenarbeit mit KPS trotz erschwerter Pandemie-Bedingungen mit Bravour meistern. Nun verfügen wir über eine innovative und benutzerfreundliche Lösung, deren Vorteile wir dank der KPS Post-Implementation Services auch langfristig und weltweit nutzen können“, resümiert Claus Leth Christensen.
Wir verfügen nun über eine innovative und benutzerfreundliche Lösung, deren Vorteile wir dank der professionellen Post-Implementation-Services von KPS auch langfristig weltweit nutzen können.
Claus Leth Christensen IT Director Grundfos
SAP Concur solutions | KPS zertifizierter Implementierungspartner

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Andreas Pagh Andersen, Head of SAP Concur Post-Implementation Services

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KPS ist ein zertifizierter SAP Concur-Implementierungspartner

KPS bietet Ihnen die erforderlichen Lizenzen, die vollständige Implementierung von SAP Concur-Lösungen und einen weltweiten Support-Service. Mit KPS können Sie sich darauf verlassen, dass Sie den kompletten Service für die Implementierung Ihrer SAP Concur-Lösungen und den maximalen Nutzen für Ihr Unternehmen erhalten.

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